Indstillingerne for Udlæg & Kvitteringer udgør de overordnede konfigurationsmuligheder, som administratoren fastsætter på virksomhedsniveau. Nogle faner vises kun, hvis den tilhørende funktionalitet er aktiveret.

Standardfaner
Som standard vises følgende faner:

• Generelle
• Brugeropsætning
• Omkostningstyper

Faner, der kræver aktiveret funktionalitet
De følgende faner vises kun, hvis den relevante funktionalitet er slået til:

• Dimensionsopsætning
• Mobilskærm
• Godkend på tværs af virksomheder
• Kreditkort

Generelle indstillinger

De generelle indstillinger giver brugerne mulighed for at konfigurere yderligere funktioner og tilpasse systemet til virksomhedens behov. For eksempel, hvis funktionen Brug dimensionskodning aktiveres, bliver en dedikeret fane tilgængelig, hvor dimensioner kan defineres baseret på oplysninger hentet fra accounting systemet.

Disse indstillinger består af følgende områder, som gennemgås i detaljer nedenfor:

• Standard kreditorbogføringsgruppe
  Angiv en standard bogføringsgruppe, der anvendes automatisk, medmindre en anden vælges under bogføringen. Dette forenkler processen ved automatisk at tildele standardkonti, hvilket reducerer risikoen for fejl og sikrer konsistens i bogføringen.

• Standard godkendelsesflow
  Effektiviserer godkendelsesprocessen ved at sikre, at alle udlæg følger et foruddefineret flow, hvilket reducerer unødvendige forsinkelser og sikrer compliance.

• Yderligere valg: Folderniveau eller kvitteringsniveau
  Muliggør fleksibilitet i detaljeniveauet for bogføringen, så processer kan tilpasses virksomhedens behov og kompleksitet.

• Bogføringsdato for refunderbare udlæg
  Vælg mellem processeringsdatoen eller dokumentdatoen som den anvendte bogføringsdato. Giver præcision i rapporteringen ved at tillade valg af den mest relevante dato for korrekt periodisering og afstemning.

• Bogføringsdato for ikke-refunderbare udlæg
  Vælg mellem processeringsdato, dokumentdato eller transaktionsdato som den anvendte bogføringsdato. Giver præcision i rapporteringen ved at tillade valg af den mest relevante dato for korrekt periodisering og afstemning.

• Standardbeskrivelse på kvitteringer
  Automatiserer udfyldning af beskrivelser, hvilket sparer tid og sikrer konsistens i dokumentationen.

• Vis og tillad ændring af standardbeskrivelse
  Sikrer fleksibilitet ved at give brugerne mulighed for at tilpasse standardbeskrivelser, når særlige forhold kræver det.

Disse funktioner hjælper med at reducere manuelle fejl, forbedre datastruktur, og sikre korrekt økonomisk styring og rapportering.

Tilvalg og Funktionalitet

Bogholderfunktion i bogføringsprocessen

Hvis virksomheden ønsker en ekstra kontrol i bogføringsprocessen, kan bogholderfunktionen aktiveres. Dette sikrer, at en bogholder kan gennemgå og validere udlæg og kvitteringer for at sikre korrekt bogføring og overholdelse af virksomhedens politikker og retningslinjer.

Ved aktivering af denne funktion vil fanen Modtagne udlæg blive tilgængelig i systemet. Denne fane giver bogholderen følgende muligheder:

• Gennemgå alle indsendte udlæg og kvitteringer.
• Foretage nødvendige justeringer eller rettelser af udlæg og kvitteringsdetaljer.
• Sikre, at data er korrekt og fuldstændigt udfyldt, inden udlægget sendes videre i godkendelsesflowet.

Godkendelsesflow

Godkendelsesflowet er en essentiel funktion, der skal aktiveres for at sikre, at værdien fra feltet Standard godkendelsesflow anvendes i bogføringsprocessen for udlæg og kvitteringer.

Når funktionen er aktiveret, vil det valgte godkendelsesflow – defineret under Standard godkendelsesflow – håndtere alle kontrol- og godkendelsesprocesser. Dette sikrer, at alle udlæg og kvitteringer gennemgår en struktureret og systematisk kontrol, før de endeligt bogføres.

Projektfelter

Projektfelter er en funktion, der giver medarbejderen mulighed for at registrere økonomiske transaktioner, regnskabslinjer eller dokumentdetaljer under et specifikt projektnummer og projektopgavenummer.

Denne funktion sikrer, at omkostninger og udlæg nemt kan tilknyttes relevante projekter og opgaver. Dette er særligt vigtigt i virksomheder, hvor projektspecifik rapportering og omkostningsstyring spiller en central rolle, såsom i konsulentbranchen, bygge- og anlægssektoren eller forskningsprojekter.

Når projektfelter aktiveres i systemet, vil medarbejderen få adgang til felter, hvor projektnummer og projektopgavenummer kan registreres. Disse oplysninger følger transaktionen gennem hele bogføringsprocessen, hvilket gør det muligt at spore og rapportere udgifter præcist på projektbasis.

Sagsnr. og sagsopgave nr. er begge termer, der ofte anvendes i konteksten af projektstyring og arbejdsopgaver:

1. Projektnummer: Dette er et unikt nummer eller identifikator, der tildeles til en specifik sag eller projekt. Det bruges til at identificere og organisere information og dokumentation relateret til den pågældende sag.
2. Projektopgavenummer: Dette refererer til et specifikt nummer, der tildeles til en underopgave eller en delopgave inden for en større sag eller projekt. Det bruges normalt til at identificere og adskille forskellige opgaver, der skal udføres i løbet af projektet.

Viderefakturering

Viderefaktureringsfeltet bruges til at markere udlæg og omkostninger, der skal faktureres videre til en kunde eller en anden part. Funktionen er særligt relevant i virksomheder, hvor udgifter påføres i forbindelse med kundespecifikke projekter eller opgaver, og hvor disse udgifter efterfølgende skal refunderes af kunden.

Når funktionen aktiveres:

• Viderefaktureringsfeltet bliver tilgængeligt i brugergrænsefladen ved oprettelse og redigering af udlæg og kvitteringer.
• Medarbejderen eller bogholderen kan markere specifikke udgifter som viderefakturerbare via feltet.
• Disse markerede udgifter kan derefter let inkluderes i bogføringssprocessen og rapporteres til relevante kunder.

Godkendelse på tværs af virksomheder 

Denne funktion gør det muligt at godkende udlæg og kvitteringer på tværs af flere virksomheder, der er registreret i 2Click Accounting. Det er særligt nyttigt for organisationer med flere juridiske enheder, der ønsker en centraliseret proces til kontrol og godkendelse af udlæg.

Når funktionen aktiveres:

• Der tilføjes en ny fane under Indstillinger, hvor specifikke godkendelsesflows og regler for tværgående godkendelse kan konfigureres.
• Medarbejdere og godkendere kan administrere udlæg og kvitteringer på tværs af de tilknyttede virksomheder uden at skulle skifte mellem forskellige systemer.
• Forbinde data på tværs af de enkelte virksomheders økonomisystemer, hvilket muliggør ensartet bogføring og rapportering.

Mobilskærm

Når funktionen Mobilskærmsindstillinger aktiveres, tilføjes en ny fane under Indstillinger. Denne fane giver administratorer mulighed for at konfigurere, hvilke felter der skal vises på medarbejderens mobilskærm, når de uploader en kvittering via Expense applikationen. Denne funktion er designet til at forbedre brugervenligheden og sikre, at de nødvendige oplysninger indtastes korrekt, mens medarbejderen arbejder på sin smartphone.

Når funktionen aktiveres:

• Kan administratoren vælge og konfigurere de relevante felter for visning i mobilskærmen.
• Og medarbejderen uploader en kvittering, vil de se de definerede felter, og kan hurtigt afslutte uploadprocessen, hvorefter systemet kan opfange kvitteringen til videre behandling.
• Kan bogholderen også beslutte, hvornår processeringsknappen bliver aktiv, hvilket giver yderligere kontrol over flowet af udlægsbehandlingen.

Dimensioner

Aktivering af funktionen Dimensioner muliggør en avanceret regnskabsmæssig organisering af udlæg og kvitteringer. Når funktionen aktiveres, tilføjes en ny fane kaldet "Dimensionsopsætning" under "Indstillinger", hvor dimensioner kan konfigureres og struktureres efter virksomhedens behov. Dimensioner anvendes til at kategorisere og registrere transaktioner korrekt i virksomhedens regnskab, hvilket gør det lettere at opfylde revisionskrav og generere præcise finansielle rapporter.

• Når funktionen aktiveres, skal dimensionerne opsættes under Dimensionsopsætning.
• Herefter vil de definerede dimensioner være tilgængelige i hele Udlæg & Kvitteringer, og medarbejdere vil kunne vælge de relevante dimensioner ved indtastning af udlæg eller kvitteringer.
• Dimensionernes rækkefølge og krav om udfyldning kan styres for at sikre en korrekt og konsekvent bogføringsproces.

Steder, hvor dimensioner kan sættes i systemet:

1. På omkostningstyper

   • Dimensioner kan knyttes til specifikke omkostningstyper. Når en medarbejder vælger en bestemt omkostningstype, vises de tilknyttede dimensioner automatisk baseret på opsætningen. Dette sikrer, at relevante dimensioner anvendes konsekvent.

2. I brugeropsætning

   • Under Brugeropsætning kan dimensioner sættes som tvungne for en enkelt bruger. Dette betyder, at brugeren skal udfylde bestemte dimensioner, før udlæg eller kvitteringer kan registreres eller bogføres.

3. På Mine kvitteringer

   • Når kvitteringsdetaljer udfyldes under Mine kvitteringer, kan relevante dimensioner tilføjes eller vælges. Dette giver mulighed for at tilknytte kvitteringer til de korrekte regnskabsmæssige kategorier.

4. Ved godkendelse på tværs af virksomheder

   • Hvis funktionen Godkend på tværs af virksomheder er aktiveret, kan dimensioner anvendes til at sikre, at udlæg og kvitteringer fordeles korrekt mellem de forskellige virksomheder i godkendelsesprocessen.

Bemærk: Ændringer i dimensioner vil påvirke dimensionsværdierne samtlige steder i Udlæg og kvitteringer.

Firmakorttransaktioner

Når denne indstilling aktiveres, bliver fanen Kreditkort tilgængelig.

Denne funktion gør det muligt for virksomheden at konfigurere notifikationer relateret til firmakorttransaktioner. Når funktionen er slået til, kan du indtaste en e-mailadresse under fanen Kreditkort, hvor notifikationer vil blive sendt, når nye firmakorttransaktioner importeres i systemet.

Aktivér kørsel/diæter

Denne indstilling styrer, om virksomheden kan konfigurere og benytte kørselsgodtgørelse og diætgodtgørelser i 2Click Accounting.

Når funktionen aktiveres, vises en ny fane Kørsel/Diæter i indstillingerne for Udlæg. Herfra kan administratoren slå funktionerne til og opsætte regler for, at medarbejdere kan indsende:

• Kørselsgodtgørelse (f.eks. kilometergodtgørelse ved erhvervskørsel)

• Diæter (f.eks. daglige satser ved forretningsrejser)

Dette giver virksomheden mulighed for at styre rejserelaterede udgiftsregler direkte i systemet, før medarbejdere begynder at indsende disse udlægstyper.

Brugeropsætning

Brugeropsætning præsenterer en tabel over alle aktive brugere, der er registreret til brug af 2Click Accounting. Kun bogholdere eller administratorer har adgang til at foretage justeringer på vegne af medarbejderne, hvilket sikrer kontrol og nøjagtighed i opsætningen. Listen er organiseret alfabetisk efter brugernes navne, hvilket gør det nemt at navigere og finde specifikke brugere.

Det er vigtigt at bemærke, at brugere først bliver tilgængelige i denne liste, når de er oprettet under Brugere i Indstillinger (LINK). 

Placeringen af Brugeropsætning
Funktionen Brugeropsætning er integreret som en fane under Udlæg og Kvitteringer for at muliggøre direkte tilpasninger af den enkelte medarbejders indstillinger, hvorimod nedenstående tabel viser listen over alle brugere. Dette gør det muligt at konfigurere brugerens opsætning løbende, afhængigt af virksomhedens behov eller medarbejderens specifikke krav.

Hvordan ændrer bogholderen brugeropsætningen for en anden medarbejder?

• Klik på Udlæg og Kvitteringer, og vælg derefter Indstillinger.

• Klik på fanen Brugeropsætning for at få adgang til listen over medarbejdere.
• Find den ønskede medarbejder i tabellen, og klik på redigerknappen til højre.
• Tilpas brugeroplysningerne, herunder betalingsmetoder for den pågældende medarbejder.
• Klik på Gem for at sikre, at de nye indstillinger træder i kraft.

Redigering af brugeropsætning

Opsætning af brugeropsætning er identisk med siden Brugeropsætning, hvor brugeren kan lave sin egen brugeropsætning. Under redigering af brugeropsætning er der to faner:

• Brugeroplysninger
• Betalingsmetoder

Brugeroplysninger

Brugeropsætning er konfigurationen anvendt til at håndtere bogføring af udlæg og kvitteringer. Visse oplysninger hentes automatisk fra brugerprofilen, såsom e-mail og navn, og der genereres automatisk en e-mailadresse til udlæg. Denne e-mailadresse kan brugeren anvende til at sende deres udlæg eller kvitteringer, hvorefter de indsendes til Mine kvitteringer. Tilsvarende købsfakturaer har en specifik e-mailadresse, de sendes til; dette fungerer på samme måde, dog er denne e-mailadresse kun tilgængelig for brugeren selv.

E-mail og navn kan kun rettes under "Brugere" i "Indstillinger".

Funktionaliteter

• Sekretær funktion
• Leverandørkonto
• Kreditorbogføringsgruppe
• Godkendelsesflow
• Sæt standard dimensioner (Knap)

Sekretærfunktion

Sekretærfunktionen giver mulighed for at tildele en anden medarbejder rettigheder til at oprette og bogføre udlæg og kvitteringer på vegne af en bruger. I det følgende eksempel har Ala Mohamed valgt SIMTEQ ADM som sin sekretær, hvilket giver SIMTEQ ADM tilladelse til at handle på vegne af Ala Mohamed. For at SIMTEQ ADM kan agere på vegne af Ala Mohamed, skal SIMTEQ ADM vælge Ala Mohamed fra listen over tabellen, når de er logget ind.

Sæt standard dimensioner 

Dimensioner på brugerprofilen kan kun konfigureres, hvis funktionen Dimensioner er aktiveret under fanen Generelle i sektionen Udlæg & Kvitteringer.

Sådan indstiller du tvungne dimensioner i brugeropsætning:

• Naviger til fanen Brugeropsætning i systemet.

• Klik på Brugeroplysninger for at redigere opsætningen for den valgte medarbejder.

• Scroll ned, og klik på knappen Sæt standard dimension.

• Vælg de ønskede værdier i dimensionsfelterne.

• Klik på knappen Gem for at anvende ændringerne.

Hvis du fortryder opsætningen, kan du klikke på knappen Annuller for at afbryde processen uden at gemme.

Leverandørkonto

Med opsætningen af en leverandørkonto på en bruger, kan du knytte en specifik konto til medarbejderen, hvilket er særligt relevant i forbindelse med firmakortopsætning. Denne funktion sikrer, at transaktioner fra firmakortet korrekt tilknyttes den relevante leverandørkonto, hvilket forenkler bogføringsprocessen og giver et klart overblik over udgifter tilknyttet det enkelte kort. Dette er især nyttigt, når flere firmakort administreres i samme virksomhed. 

For at kunne anvende en leverandørkonto kræver det, at kontoen først oprettes i Leverandøropsætningen under sektionen Købsfakturaer. 

Godkendelsesflow

Opsætningen af et specifikt godkendelsesflow for en enkelt bruger giver mulighed for at tilpasse godkendelsesprocessen, hvis der er særlige behov for den pågældende medarbejder. Dette tilvalg sikrer, at brugeren følger et unikt godkendelsesflow, som kan afvige fra virksomhedens generelle opsætning. Funktionen er ideel i tilfælde, hvor bestemte medarbejdere, såsom ledere eller projektansvarlige, har behov for særligt tilpassede kontrol- og godkendelsestrin for deres udlæg og kvitteringer.

For at kunne anvende et specifikt godkendelsesflow kræver det, at godkendelsesflowet først oprettes i Godkendelsesopsætning under sektionen Indstillinger.

Nulstil dimensionsværdier for en brugerprofil

• Naviger til fanen Brugeropsætning i systemet.

• Klik på Brugeroplysninger for at redigere opsætningen for den valgte medarbejder.

• Scroll ned, og klik på knappen Sæt standard dimension.

• Klik på "X" (slet) knappen for den dimension, du ønsker at rydde.

• Klik på knappen Gem for at anvende ændringerne.

Hvis du fortryder opsætningen, kan du klikke på knappen Annuller for at afbryde processen uden at gemme.

Sådan udføres en komplet brugeropsætning

1. Navigér til Udlæg og kvittering, og klik på Indstillinger.
2. Klik på fanen Brugeropsætning og find den enkelte bruger og klik på redigerknappen.
3. Udfyld alle ønskede felter. Bemærk, at de påkrævede felter skal udfyldes som minimum.
4. Klik på Gem for at gemme ændringerne.

Hvis du fortryder ændringerne, kan du enten navigere væk fra siden eller opdatere den.

Betalingsmetoder

Betalingsmetoder kan konfigureres individuelt for hver medarbejder for at afspejle forskellige scenarier afhængigt af den specifikke situation. Dette giver mulighed for at tilpasse systemet efter medarbejderens behov, eksempelvis ved brug af et privatkort til udlæg eller et firmakort. En effektiv betalingsmetodeopsætning sikrer korrekt bogføring og afstemning, hvilket er essentielt for korrekt økonomistyring.

De specifikke betalingsmetoder, der kan opsættes, omfatter følgende:

• Betalingstype: Denne kan defineres som enten et privatkort eller et firmakort. Valget her påvirker, hvordan udlægget håndteres økonomisk, da privatkort typisk kræver refusion, mens firmakort kan være knyttet direkte til virksomhedens regnskabssystem.

• Refunderes til bruger: Hvis denne funktion er aktiveret, vil udlægget blive refunderet til medarbejderens privatkort. Når udlægget bogføres, vil systemet generere en betaling til medarbejderen, som derefter afstemmes med bankkontoen. Dette skaber en betalingsstrøm, hvor penge flyttes fra virksomheden til medarbejderen.

• Leverandørkonto: Hvis "Refunderes til bruger" ikke er aktiveret, kan et firmakort anvendes. I dette tilfælde er det muligt at tilknytte en leverandørkonto til udlægget, hvilket gør det muligt at føre regnskab på firmakortudgifter og afstemme dem korrekt i banken.

• Standard betaling: Denne funktion muliggør, at én betalingstype kan sættes som standard for bogføringen af udlæg. Når "Standard betaling" er aktiveret for en bestemt betalingstype, vil denne automatisk blive valgt ved bogføringen af fremtidige kvitteringer. Dette gør processen mere effektiv og reducerer risikoen for fejl.

Sådan oprettes en betalingsmetode:

1. Klik på fanen "Brugeropsætning".

2. Vælg "Betalingsmetoder".
3. Klik på "+" (tilføj) for at oprette en ny betalingsmetode.
4. Udfyld feltet Betalingstype med den relevante type.
5. Marker afkrydsningsfeltet for, om betalingen skal refunderes til brugeren.
6. Vælg den relevante leverandørkonto.
7. Klik på knappen "Gem" for at gemme betalingsmetoden.

Hvis du ønsker at fortryde oprettelsen, kan du klikke på knappen "Tilbage".

Sådan redigeres en betalingsmetode:

1. Klik på fanen "Brugeropsætning".

2. Vælg "Betalingsmetoder".
3. Find den ønskede betalingsmetode og klik på redigerknappen.
4. Rediger de relevante felter.
5. Klik på knappen "Gem" for at gemme ændringerne.

Hvis du ønsker at fortryde redigeringen, kan du klikke på knappen "Tilbage".

Sådan slettes en betalingsmetode:

1. Klik på fanen "Brugeropsætning".
2. Vælg "Betalingsmetoder".
3. Find den ønskede betalingsmetode og klik på "X" knappen.
4. Bekræft sletningen ved at klikke på bekræftelsesknappen i pop-up vinduet.

Hvis du fortryder sletningen af betalingsmetoden, kan du klikke på knappen "Annuller".

Omkostningstyper

Omkostningstyper er en central funktion i bogføringsprocessen, da de hjælper med at kategorisere og styre virksomhedens udgifter på en systematisk måde. Når omkostningstyperne er korrekt oprettet og konfigureret, bliver de et vigtigt redskab til at sikre korrekt bogføring og rapportering af udgifter. De specifikke felter, der kan udfyldes, gør det muligt at tilpasse og optimere, hvordan omkostninger håndteres i regnskabet. 

For hver omkostningstype der registreres, kan du definere følgende:

• Omkostningstype 
  Definerer den specifikke kategori af omkostninger, som udgiften tilhører, f.eks. rejseomkostninger, materialer eller IT software.

• Landezone 
  Bruges til at angive geografiske regioner, hvilket kan være relevant for momsbehandling og rapportering af udgifter i forskellige lande eller skatteområder.

• Fakturerbar 
  Denne indstilling angiver, om omkostningen kan videregives til en kunde (f.eks. ved projektbaserede udlæg) og derved gør det muligt at fakturere kunden for disse omkostninger.

• G/L-konto (General Ledger-konto)
  Angiver den regnskabsmæssige konto, som omkostningen skal bogføres på. 

• Bogføringsopsætning
  Definerer den specifikke metode, der anvendes til bogføring af omkostningen, hvilket kan omfatte forskellige regnskabsprincipper og procedurer.

• Momsbogføringsopsætning
  Gør det muligt at konfigurere, hvordan moms skal behandles for de specifikke omkostninger, hvilket er essentielt for korrekt momsrapportering og -afstemning.

• Forretningsmål kommentar
  Et felt som kan tilføjes og gøres obligatorisk at udfylde under kvitteringsdetaljerne, der gør det muligt at tilføje kommentarer relateret til det overordnede forretningsmål for omkostningen. 

• Omkostningstype kommentar
  Et obligatorisk kommentarfelt, der giver mulighed for at specificere eventuelle yderligere oplysninger eller specifikationer for omkostningen, hvilket sikrer en højere grad af transparens og forståelse i bogføringen.

• Dimensioner
  Hvis virksomheden anvender dimensioner til at spore omkostninger på tværs af projekter, afdelinger eller andre relevante faktorer, kan dimensioner tildeles omkostningstypen. Dette gør det muligt at tilpasse og opdele udgifter på tværs af forskellige kategorier og sikre præcise analyser og rapportering.

• Special flow
  I forbindelse med bogførings- og godkendelsesprocesserne kan du implementere et special flow, der gør det obligatorisk at udfylde visse felter i kvitteringsdetaljerne. Dette special flow kan tilpasses til at imødekomme specifikke forretningsbehov, sikre korrekt bogføring og optimere den administrative proces.

Når et special flow aktiveres, vil medarbejdere blive bedt om at udfylde bestemte felter, som kan omfatte:

• Flow Type 
  Angiver hvilken type flow, der skal anvendes. Dette hjælper med at definere, hvordan processen skal behandles og hvilken logik, der skal følges.

• Comment Field 
  Et kommentar felt, der giver brugeren mulighed for at tilføje relevante bemærkninger eller forklaringer. Dette kan være nyttigt til at tilføje kontekst til udgiften eller give specifikke instruktioner for godkendelses- eller bogføringsprocessen.

• Question (Yes/No)
  En simpel ja/nej spørgsmål, der kan bruges til at indsamle vigtige oplysninger om udgiften. Eksempelvis kan det være nødvendigt at spørge: "Er der tale om et kundemøde?". Dette spørgsmål hjælper med at kategorisere omkostningen korrekt og kan påvirke de følgende trin i bogføringsprocessen.
  Eksempel: Et specifikt spørgsmål, der spørger, om udgiften vedrører et kundemøde. Hvis svaret er "Ja", kan det udløse en alternativ bogføringsprocedure, da kundemøder kan have særlige krav til både momsbehandling og regnskabsbehandling.

• Select the option that triggers alternative coding
  Brugeren vælger en mulighed, der udløser en alternativ bogføringskode. Dette kan være relevant i tilfælde, hvor forskellige typer udgifter kræver specifik konto- og momsbehandling.

• Alternative coding leading text
  En tekst, der angiver den alternative bogføringsmetode, der skal anvendes, når et bestemt valg er blevet truffet, som f.eks. "Angiv deltagerne". Dette kan være nødvendigt for at tilpasse bogføringen, så den stemmer overens med virksomhedens regler og procedurer.

• Alternative G/L account
  Hvis et alternativt generelt regnskabssystem (G/L) skal anvendes, kan det defineres her. Dette sikrer, at omkostningen bliver bogført korrekt i henhold til virksomhedens specifikke regnskabspolitik.

• Alternative VAT posting group
  Angiver, hvilken momsgruppe der skal anvendes, som f.eks. "INDENLANDS-PRODUKT - Moms på salg og køb af produkter indenlands". Dette er nødvendigt for at sikre korrekt momsbehandling og afstemning.

• Alternative general posting setup
  Definerer en alternativ opsætning af generel bogføring, hvis der er behov for at tilpasse bogføringen for bestemte udgifter. Dette gør det muligt at opretholde fleksibilitet i bogføringen og sikre, at udgifterne bliver behandlet i overensstemmelse med specifikke krav.

Oversigt over knapper for omkostningstype

Se mere: Denne knap giver mulighed for at definere og konfigurere dimensionsopsætning for den valgte omkostningstype.

Special flow (deaktiveret): Bruges til at konfigurere en specifik flowtype, som medarbejderen skal følge ved bogføring af udlæg eller kvitteringer for den pågældende omkostningstype. Knappen er som standard sort, når opsætningen ikke er aktiv, og bliver orange, når opsætningen er udført og aktiv.

 Rediger: Bruges til at ændre og opdatere omkostningstypen.

Slet: Bruges til at slette den valgte omkostningstype fra opsætningen.

Sådan oprettes en omkostningstype

Klik på "Indstillinger" under "Udlæg & Kvitteringer".Gå til fanen "Omkostningstyper".Scroll ned til bunden af tabellen og klik på knappen "+" (tilføj).Udfyld de nødvendige felter.Klik på knappen "Gem".Hvis du fortryder under oprettelsen af en omkostningstype, kan du klikke på knappen "Annuller".

Sådan redigeres en omkostningstype

1. Klik på "Indstillinger" under "Udlæg & Kvitteringer".
2. Gå til fanen "Omkostningstyper".
3. Scroll ned til bunden af tabellen og klik på knappen "+" (Tilføj).
4. Udfyld de nødvendige felter.
5. Klik på "Gem" for at gemme den oprettede omkostningstype.

Hvis du fortryder under oprettelsen, kan du klikke på knappen "Annuller" for at afbryde.

Sådan slettes en omkostningstype

1. Klik på "Indstillinger" under "Udlæg & Kvitteringer".
2. Gå til fanen "Omkostningstyper".
3. Find den omkostningstype, der skal redigeres.
4. Klik på knappen "Rediger".
5. Rediger de ønskede felter.
6. Klik på "Gem" for at gemme ændringerne.

Hvis du fortryder under redigeringen, kan du klikke på knappen "Annuller" for at afbryde ændringerne.

Sådan opsættes special flow for en omkostningstype

1. Klik på "Indstillinger" under "Udlæg & Kvitteringer".
2. Gå til fanen "Omkostningstyper".
3. Find den omkostningstype, som skal have opsat et special flow.
4. Klik på knappen med det trekantede symbol ("Special flow").
5. Opsæt special flow efter behov.
6. Klik på "Gem" for at gemme opsætningen.

Hvis du fortryder under opsætningen af special flow, kan du klikke på knappen "Annuller" for at annullere ændringerne.

Sådan opsættes dimensioner for en omkostningstype

1. Før du opsætter dimensioner for en omkostningstype, skal du aktivere "Brug dimensionskodning" under de Generelle indstillinger.

2. Klik på "Indstillinger" under "Udlæg & Kvitteringer".

3. Gå til fanen "Omkostningstyper".

4. Find den omkostningstype, som skal have dimensioner opsat.

5. Klik på knappen med de tre prikker ("Se mere").

6. Opsæt dimensionerne efter behov.

7. Klik på "Gem" for at gemme opsætningen.

Hvis du fortryder under opsætningen af dimensioner for en omkostningstype, kan du klikke på knappen "Annuller" for at annullere ændringerne.

Dimensionsopsætning

Dimensionsopsætning bruges til at kategorisere og tildele specifik regnskabsinformation til udlæg og kvitteringer, hvilket er afgørende for korrekt bogføring og rapportering i økonomisystemet. Ved at definere dimensioner i en bestemt rækkefølge kan du sikre, at omkostninger og indtægter bliver fordelt korrekt på de relevante konti og projekter.

Når du bogfører kvitteringer og udlæg, kan du vælge de dimensioner, der skal anvendes for hver transaktion, hvilket giver mulighed for at spore udgifter på tværs af forskellige forretningsområder, afdelinger eller projekter. Dette gør det muligt for virksomheden at få mere præcise og detaljerede økonomiske rapporter, der afspejler virksomhedens aktiviteter og beslutningstagning.

Eksempler på dimensioner kan omfatte:

1. Afdeling: Bruges til at spore udgifter og indtægter specifikt for forskellige afdelinger i en virksomhed (f.eks. salg, marketing, HR).
2. Projekt: Hjælper med at holde styr på omkostninger og indtægter for individuelle projekter eller opgaver.
3. Kunde: Gør det muligt at analysere indtægter og udgifter relateret til specifikke kunder.
4. Produkt: Anvendes til at spore økonomiske data for forskellige produkter eller produktlinjer.
5. Leverandør: Gør det muligt at analysere omkostninger relateret til specifikke leverandører.

Opsætning af dimensioner:

For at opsætte dimensioner til en omkostningstype, følg disse trin:

1. Klik på "Indstillinger" under "Udlæg & Kvitteringer".
2. Aktivér "Brug dimensionskodning".
3. Klik på "Gem".
4. Skift til fanen "Dimensionsopsætning".
5. Vælg en dimension for hvert felt.
6. Klik på "Gem".

Mobilskærmindstillinger

Under mobilskærmsindstillingerne kan du konfigurere, hvilke felter der skal vises, når medarbejdere bogfører udlæg eller kvitteringer. Derudover kan du fastsætte, om disse felter skal være obligatoriske at udfylde for medarbejderen, hvilket sikrer en korrekt og ensartet indtastning af oplysninger.

Sådan opsættes et obligatorisk felt

• Klik på Indstillinger under Udlæg & Kvitteringer.
• Aktivér Indstil mobilskærm og klik på Gem.
• Skift til fanen Mobilskærmsindstillinger.
• Find det relevante felt. 
• Aktivér feltet i kolonnen Visning, hvis det skal være synligt for medarbejderen når kvitteringsdetaljerne skal udfyldes.
• Klik på Gem for at bekræfte ændringerne.

Godkend på tværs af virksomheder

For at få vist fanen "Godkend på tværs af virksomheder" skal funktionen aktiveres under fanen "Generelle indstillinger". Godkend på tværs af virksomheden er en avanceret godkendelsesflow som kan bruges på tværs af virksomheder. Kontakt supporten for yderligere information.

Godkendelse på tværs af virksomheder giver mulighed for at godkende udlæg og kvitteringer på tværs af forskellige enheder i organisationen, hvilket kan være særligt nyttigt i virksomheder med flere afdelinger eller datterselskaber. Denne funktion sikrer, at udlæg der stammer fra én virksomhed, kan godkendes af en godkendelsesflowet i en anden virksomhed, samtidig med at den nødvendige kontrol og afstemning bibeholdes.

Godkendelse på tværs af virksomheder defineres af følgende felter:

• Dimensioner: De dimensioner, der er sat op under dimensionsopsætningen, spiller en central rolle i at sikre, at udgifterne bliver korrekt klassificeret og fordelt på tværs af virksomheder.
• Viderefakturering: Muligheden for at vælge, om udlægget skal viderefaktureres til en anden enhed. Dette kan enten være angivet som blank (ingen viderefakturering), ja (viderefakturering aktiv) eller nej (ingen viderefakturering).
• Virksomhed som skal godkende: Den virksomhed, der er ansvarlig for at godkende udlægget. Dette giver mulighed for at vælge en godkendelsesmyndighed i en anden virksomhed, hvis det er nødvendigt.
• Godkendelsesflow: Hvilket godkendelsesflow der skal anvendes i den valgte virksomhed. Dette flow bestemmer, hvordan udlægget skal godkendes, og hvilke trin der skal følges, før det bliver godkendt og bogført.

Denne opsætning gør det muligt for virksomheder med flere juridiske enheder at standardisere og effektivisere godkendelsesprocessen på tværs af organisationen, hvilket sikrer korrekt kontrol og overholdelse af interne regler og procedurer.

Sådan opsættes godkendelse på tværs af virksomheder

• Klik på Indstillinger under Udlæg & Kvitteringer.
• Aktivér Firmakort transaktioner og klik på Gem.
• Skift til fanen Godkendelse på tværs af virksomheder.
• Klik på + (tilføj) knappen under tabellen og udfyld felterne.
• Klik på Gem for at gemme ændringerne.

Kreditkort

Opsætning af mailmodtagelse for kreditkortafstemninger

Under kreditkortindstillinger kan du konfigurere en e-mailadresse til at modtage automatiske afstemningsrapporter. Disse rapporter genereres, når transaktioner fra firmakort matches og afstemmes med de tilhørende kvitteringer, efter at de er blevet godkendt.

Denne funktion er designet til at give bedre overblik og kontrol over afstemningsprocessen ved at sikre, at relevante parter, såsom økonomiafdelingen eller bogholderen, modtager opdateringer om status for afstemninger direkte i deres indbakke.

Sådan opsættes status notifikationer på kreditkort

• Klik på Indstillinger under Udlæg & Kvitteringer.
• Aktivér Firmakort transaktioner og klik på Gem.
• Skift til fanen Kreditkort.
• Skriv bogholderens email i feltet.
• Klik på Gem for at gemme ændringerne.

Kørsel/Diæter

Aktivering af kørsel og diæter i Udlæg

I indstillingerne for Kørsel/Diæter kan du aktivere, at medarbejdere kan indsende kørsel- og diætudlæg. Disse funktioner gør det muligt at registrere rejseudgifter uden bilag, baseret på forhåndsdefinerede kontotyper. Når funktionen er aktiveret, kan brugere indtaste kørsel og/eller diæter direkte i udlægsmodulet, så rejseudgifter registreres korrekt og ensartet i hele organisationen.

Du kan også vælge, hvilken kontotype (hentet fra jeres ERP-system) der skal anvendes til disse posteringer, så kørsels- og diætsatser posteres korrekt automatisk.

Sådan aktiveres kørsel og diæter

1. Gå til Udlæg → Indstillinger.

2. Aktiver Kørsel/diæter via knappen.

3. Klik Gem.

4. Når funktionen er aktiveret, vises fanen Kørsel/Diæter.

5. Under Kørsel:

   • Slå til for at tillade indsendelse af kørselsudlæg

   • Vælg relevant kontotype

6. Under Diæter:

   • Slå til for at tillade indsendelse af diæter

   • Vælg relevant kontotype

7. Klik Gem for at gemme opsætningen.