Når en betalingskonvolut er blevet godkendt af en eller flere godkendere, bliver den arkiveret i betalingsarkivet. I dette arkiv vises hver betalingskonvolut sammen med de individuelle betalinger, herunder fakturaer og udlæg.

I betalingsarkivet kan du kun se de betalinger, der er blevet godkendt. Disse vises i samme struktur, som de oprindeligt blev præsenteret under godkendelsesprocessen.

Betalinger

På siden vises to sammenhængende tabellister: én liste over betalingskonvolutter og én liste over de individuelle betalinger, der tilhører den valgte betalingskonvolut.

Tabellen til venstre viser betalingskonvolutterne, som hver indeholder én eller flere betalinger. Denne tabel fungerer som en oversigt og inkluderer følgende informationer:

Leverandørens navn
Samlet beløb (ⓘ symbolet vises, når der er angivet et estimeret totalbeløb på grund af forskellige valutaer i betalingskonvolutten).
Antal betalinger
(Bemærk, at en leverandør kan have flere fakturaer eller vedhæftede bilag i én betalingskonvolut, hvilket kan resultere i, at antallet af linjer i betalingsoversigten ikke nødvendigvis svarer til antallet af betalinger i konvolutten).
Ændringsdato

Når en betalingskonvolut er valgt, vil tabellen til højre vise de individuelle betalinger, der er knyttet til den valgte betalingskonvolut. Hver betaling er identificeret med en unik betalings-ID, som gør det muligt at spore den specifikke betaling efter oprettelsen i "Opret betaling".

Hver betaling indeholder yderligere oplysninger, som kan tilgås ved at klikke på knappen "Udvid". Ved at udvide betalingen får du adgang til flere detaljer og har mulighed for at downloade eventuelle vedhæftede filer, hvis du ønsker at undersøge bilagene nærmere.

Når en forfaldsdato er overskredet, vises den i rød tekst, så den nemt kan identificeres.
Hvis et beløb under de individuelle betalinger er markeret med fed skrift, betyder det, at der er tilknyttet mere end ét vedhæftet dokument til dette beløb.

Bemærk, at fortrolige oplysninger er blevet skjult fra billedet ovenfor

Historik (Aktivitetslog)

Historikken fungerer som en aktivitetslog, der registrerer de præcise tidspunkter for godkendelse af betalingskonvolutter af godkendere samt systemgenererede handlinger, herunder:

En betaling sendes til banken.
Bankprocessering

Bemærk, at fortrolige oplysninger er blevet skjult fra billedet ovenfor

Bankprocessering

I vores system er der etableret integrationer med både indenlandske og udenlandske banker, hvilket sikrer en effektiv og problemfri håndtering af betalinger. Når en betaling er oprettet og godkendt i bankmodulet, igangsættes en række automatiserede processer, der håndterer overførslen af midlerne mellem den relevante bank og vores system.

Disse bankprocesser omfatter blandt andet validering af betalingsoplysninger, kommunikation med banken for at initiere og bekræfte betalinger samt opdatering af systemet med status for betalingen. I historikken vil man kunne finde spor af disse bankprocesser, som afspejler de forskellige faser, en betaling gennemgår, herunder:

Bekræftelse af modtagelse af betaling i banken.
Godkendelse af betaling til bankoverførsel.
Systemgenererede opdateringer fra banken, herunder status for gennemførte betalinger eller afviste betalinger.
Årsag til hvorfor en betaling fejler.

Disse integrationer gør det muligt at følge betalingen i realtid og sikre, at eventuelle opdateringer og ændringer i status er tydeligt synlige i systemet, hvilket skaber en høj grad af transparens og kontrol over betalingstransaktionerne.

Betalingsstatusser i 2Click

Når en betaling er oprettet via 2Click, bevæger den sig gennem fire statusser. De fortæller, hvor langt betalingen er i forløbet — fra den sendes til banken, til den er fuldt udlignet i systemet.

Forløbet går normalt sådan her:

Sent (overdue)
Betalingen er sendt til banken og afventer bekræftelse. Systemet forventer at modtage transaktionen i kontoudtogsfilen (statement) inden for et vindue på betalingsdato + 2 dage. Så længe vi er inden for dette vindue og endnu ikke har modtaget bekræftelse, står betalingen som Sent (overdue).

Sent (unknown)
Vinduet på betalingsdato + 2 dage er overskredet, uden at transaktionen er modtaget. Status skifter derfor til Sent (unknown). Denne status kræver typisk manuel opfølgning. Du kan dog være forsikret at hvis den var fejlet i afsendelse til banken, så vil betalingen være fejlet og placeret i Opret betaling under filteret "Fejlet".

Paid
Transaktionen er modtaget i kontoudtogsfilen og matcher den betaling, der blev udført via 2Click. Betalingen er hermed bekræftet gennemført.

Settled
Systemet har automatisk udlignet transaktionen mod en åben post (fx den oprindelige faktura). Betalingen er dermed både gennemført og bogføringsmæssigt lukket — der kræves ingen yderligere handling. Dette er den normale slutstatus.

Eksempel

En betaling har betalingsdato og forfaldsdato 01.01.26 og udføres d. 01.01.26:

Frem til 03.01.26 (01.01 + 2 dage): status er Sent (overdue), mens systemet venter på bankbekræftelse.
Modtages bekræftelsen ikke senest 03.01.26: status skifter til Sent (unknown).
Når transaktionen modtages: status bliver Paid.
Når systemet automatisk udligner mod den åbne post: status bliver Settled.

Eksport fra betalingsarkiv

Betalinger i betalingsarkivet kan eksporteres til Excel ved at trykke på “Eksportér”-knappen. Dette giver et overblik over gennemførte betalinger til dokumentation, afstemning eller analyse.

Bemærk, at arkiverede betalinger allerede er gennemført og ikke kan ændres eller importeres igen i systemet.

Navigationsknapper og elementvisning

Nederst i tabellen finder du flere knapper, der giver dig mulighed for at tilpasse visningen af tabellen efter dine præferencer:

På venstre side anvendes navigationsknapperne til at bevæge dig frem og tilbage i tabellen.
På højre side kan du vælge visningen af antallet af elementer pr. side i tabellen. Den aktuelt valgte visning vil blive markeret med en grøn baggrundsfarve.

Oversigt over knapper og funktionalitet

"Udvid": Bruges til at få yderligere detaljer om en specifik post.

Eksportér: Gør det muligt at eksportere betalinger fra betalingsarkivet til en Excel-fil.

"Download": Bruges til at hente udlæg eller kvittering ned til din enhed.

Navigationsknapper: Bruges til at navigere mellem siderne i tabellen.

Knapper til antal elementer pr. side: Giver mulighed for at vælge, hvor mange elementer der skal vises på hver side af tabellen.

ⓘ Symbolet betyder at der er angivet et estimeret totalbeløb. Dette sker, når en betalingskonvolut indeholder flere betalinger i forskellige valutaer, og systemet beregner en samlet værdi baseret på disse valutaer.