Denne side giver mulighed for at oprette betalinger for fakturaer eller udlæg, der tidligere er blevet bogført gennem 2Click Accounting. Når en faktura eller et udlæg er bogført, bliver det automatisk tilgængeligt under fanen Opret betalinger, hvis den mangler at blive betalt. Der er også mulighed for delbetaling.

Effektiv og automatiseret betalingsproces

Du kan nemt markere de ønskede betalinger og gennemføre dem automatisk, uden at skulle:

Besøge banken.
Downloade dokumenter.
Udføre manuelle processer.

Denne automatisering reducerer den tid og indsats, der normalt kræves for individuelt at behandle hver enkelt betaling, hvilket gør processen mere effektiv og mindre tidskrævende.

Oversigt over bogførte fakturaer og udlæg

Listen under Opret betalinger giver et detaljeret overblik over alle bogførte fakturaer og udgifter. Hver post indeholder følgende oplysninger:

Leverandørens navn: Navnet på leverandøren eller modtageren.
Fakturanummer: Referencenummeret på fakturaen.
Forfaldsdato: Datoen, hvor betalingen forfalder.
Betalingsdato: Datoen for den planlagte betaling.
Beløb: Angiver udgiftens eller fakturaens samlede beløb, vist i den relevante valuta.

Fleksibel sortering af listen

Du kan sortere listen i stigende eller faldende rækkefølge baseret på de ovennævnte parametre. Dette gøres ved at klikke på kolonneoverskrifterne i tabellen, hvilket gør det nemt at tilpasse visningen til dine behov.

Hvad er Rabatbeløb & Rabatdato?

Hvis virksomheden benytter kontantrabat, kan 2Click Accounting automatisk beregne og vise rabatten for hver betaling.

Felterne vises i Opret betalinger, når kontantrabat er aktiveret under Bank → Indstillinger, og når rabatvilkår er opsat for den pågældende leverandør i Leverandøropsætning. Rabatreglerne hentes fra virksomhedens ERP-system.

Et typisk rabatvilkår kunne være: “1 %, 10 dage, 30 dage”, hvilket betyder:

Du får 1 % i rabat, hvis fakturaen betales inden for 10 dage.
30 dage er den normale forfaldsdato.

Når rabat er konfigureret for leverandøren, viser systemet automatisk:

Rabatbeløb: Det beløb du sparer, hvis betalingen gennemføres inden rabatdatoen.
Rabatdato: Sidste dag hvor rabatten kan opnås.

Dette gør det nemmere at planlægge betalinger, så virksomheden kan udnytte rabatmuligheder og samtidig holde data fuldt synkroniseret med ERP-systemet.

Detaljer og ændring af betalingsoplysninger for fakturaer og udlæg

Alle fakturaer eller udlæg, der er klar til betaling, vises i tabellen. Der er to måder at få yderligere oplysninger om en faktura eller et udlæg:

Klik på fakturanummeret: Dette åbner en detaljeret visning af betalingsoplysningerne samt aktivitetsloggen for den valgte faktura.
Klik på "Udvid"-knappen: Placeret yderst til højre, giver denne knap adgang til de samme oplysninger som dem, der vises ved at klikke på fakturanummeret.

Redigering af betalingsoplysninger

Ved at udvide detaljerne for en betaling kan du trykke på “Redigér”-knappen, hvilket giver dig mulighed for at foretage ændringer, før betalingen gennemføres. Følgende betalingsoplysninger kan ændres:

Betalingstype: Vælg betalingsmetode, såsom lokale betalingstyper (e.g. FIK, KID, Giro), bankoverførsler, internationale betalinger eller markér fakturaen som betalt.
- Betalingsoplysninger: Afhængigt af den valgte betalingstype vises de relevante felter for at gennemføre betalingen (e.g. IBAN, SWIFT/BIC, branch number, account number).
Betalingsformålskode: For betalinger over visse beløbsgrænser (e.g. 100.000 NOK or 150.000 SEK) kræves en formålskode af banken til regulatorisk rapportering. Disse koder leveres af banksystemet og er integreret i 2Click, så brugeren kan angive betalingens formål i overensstemmelse med lokale rapporteringskrav.
Besked til modtager: Indtast en besked, som vises til betalingsmodtageren i deres bank.

Funktioner og knapper for detaljerede oplysninger

Når du udvider en linje i tabellen, vil følgende knapper være tilgængelige:

"Udvid": Bruges til at få flere detaljer om fakturaen eller udlægget, samt mulighed for at redigere betalingsoplysningerne.
"Download": Bruges til at hente fakturaen eller kvitteringen som en fil til din computer.
"Rediger": Giver mulighed for at ændre betalingsoplysningerne, inden betalingen oprettes.
"Nulstil": Bruges til at nulstille betalingsoplysningerne, hvis der er foretaget ændringer, som du ønsker at annullere.

Kreditnotaer og deres anvendelse

Hvis der vises et beløb med symbolet ⓘ, betyder det, at en kreditnota er blevet oprettet hos den pågældende leverandør. Kreditnotaen kan anvendes som følger:

Delvis modregning: Bruges til at reducere en fakturabaseret betaling, hvis betalingen endnu ikke er gennemført.
Fremtidig betaling eller kontant kompensation: Hvis det fulde fakturabeløb allerede er betalt, kan kreditnotaen anvendes som modregning i en fremtidig betaling til leverandøren eller som grundlag for at kræve en kompensation.

Ændringer i leverandøroplysninger

Hvis leverandørens navn i tabellen har symbolet ⓘ, indikerer det, at der er sket ændringer i leverandørens reg.nr. og/eller kontonummer, siden fakturaen blev indberettet. Dette giver dig mulighed for at kontrollere, at betalingerne håndteres korrekt i forhold til de opdaterede oplysninger.

Denne detaljerede funktionalitet sikrer, at betalingsoplysninger er let tilgængelige og kan justeres, så betalingerne udføres præcist og effektivt.

Oprettelse af en betaling

For at oprette en betaling korrekt er det afgørende, at opsætningen er konfigureret præcist. Dette sikrer en fejlfri gennemførelse af den efterfølgende betalingsproces:

Vælg de betalinger, der skal oprettes, fra listen.
Markér betalingerne ved at sætte flueben i afkrydsningsfeltet.
Vælg den ønskede betalingsdato.
Vælg den relevante bankkonto fra listen.
Klik på "Godkend".
Gennemse og verificer betalingskørselen.
Indtast din pinkode.
Indtast den OTP-kode (engangskode), som du modtager på din telefon.
Klik på "Godkend" igen for at fuldføre betalingen.

Forhåndsvisning af betalingsbatch

Når du opretter en betalingsbatch, vises der automatisk en forhåndsvisning, inden batchen endeligt oprettes. Forhåndsvisningen kommer frem, når du klikker på den grønne Opret-knap (fluebenet) i øverste højre hjørne – uanset om batchen indeholder én betaling eller flere.

Formålet er at give dig fuldt overblik over alle betalinger i batchen, så du kan kontrollere oplysningerne, før de sendes videre til banken.

Oprettelse af en delbetaling

Delbetaling og afstemning af åbne poster

Hver åben post vises med det fulde beløb. Det er muligt at klikke på beløbsfeltet og indtaste det ønskede beløb til betaling. Bemærk, at det indtastede beløb ikke må overstige det oprindelige bogførte beløb. Når en delbetaling er foretaget, vil systemet automatisk vise det resterende beløb, der mangler at blive betalt.

Ved at holde musen over beløbsfeltet får du vist yderligere oplysninger – herunder hvor meget der allerede er betalt, samt det oprindelige beløb.

Automatisk afstemning af delbetalinger

Hvis der oprettes og betales delbetaling på en åben post. Så vil systemet udligne delbetalingen når den er betalt og reducere beløbet på den åbne post. Denne proces vil automatisk fungere på denne måde indtil at de samlet transaktioner er udlignet med den åbne post.

Oprettelse af en betalingskonvolut

Du har mulighed for at vælge flere betalinger på én gang og oprette en samlet betalingskonvolut. Antallet af markerede betalinger vises ved siden af den grønne "Godkend"-knap.

Hvis du vil fjerne alle markeringer, kan du klikke på "Nulstil markeringer".

Vigtige knapper og funktioner:

"Nulstil markeringer": Fjerner alle markerede betalinger.
"Godkend": Viser antallet af markerede betalinger i en blå cirkel.

Valg af bankkonto

Når du opretter dine bankkonti i 2Click Accounting, får du mulighed for at vælge den foretrukne bankkonto, som betalingerne skal oprettes på. For at sikre en problemfri betalingsproces er det vigtigt at have en bankkonto opsat, før betalingerne kan gennemføres.

Feltet "Vælg bankkonto" giver dig en oversigt over dine opsatte bankkonti, hvorfra du kan vælge den relevante konto til betalingen.

Eksport og import af filtrerede betalingslister

Det er muligt at eksportere og importere betalingslister som csv-filer, som vil indeholde alle aktive betalinger fra listen "Opret betalinger". Filen indeholder filtre og data, som kan redigeres i Excel og importeres tilbage i 2Click, hvilket reducerer det manuelle arbejde med at ændre enkelte betalinger direkte i 2Click.

Tryk blot på knappen "Eksportér" for at downloade csv-filen. For at importere csv-filen tilbage i 2Click skal du sørge for at gemme filen på din enhed, før du trykker på "Importér" og vælger filen fra dine filer.

Bemærk, at fortrolige oplysninger er blevet skjult fra billedet ovenfor

Batch med værdien af markerede fakturaer og udgifter

Fakturaer og udgifter kan være i forskellige valutaer, hvilket kan gøre håndtering af betalinger komplekst, især ved oprettelse af flere betalinger samtidigt. Systemet forenkler denne proces ved at præsentere en Batch, der viser det samlede beløb for de markerede fakturaer og udgifter. Valutaberegninger foretages automatisk, og en estimeret værdi præsenteres i virksomhedens primære valuta.

For at få en detaljeret oversigt over de markerede betalinger i hver valuta kan du klikke på "Total i DKK", hvor beløbene pr. valuta vises i henhold til de valgte fakturaer og udgifter.

Meddelelse til modtager

Opsætning for leverandører til at modtage betalingskvitteringer

Sådan sikrer du, at leverandører modtager en komplet betalingsnotifikation, når meddelelsen overstiger 140 tegn:

Åbn kreditorens oplysninger i dit ERP-system
Find feltet "Betalingsnotikations-email"
Indtast leverandørens e-mailadresse
Systemet sender herefter meddelelser over 140 tegn som vedhæftet dokument i betalingsnotifikationen

Samtidig anbefaler vi også at du laver en opsætning for din virksomhed, hvor du også kan modtage betalingsnotifikationer.

Modtag betalingskvitteringer i din egen virksomhed

Vi anbefaler, at du også opsætter en modtagelsesmail for betalingskvitteringer til din egen virksomhed. Dette gøres ved at:

Gå til Bank og derefter Indstillinger
Åbn feltet "Betalingskvitteringer"
Indsæt den e-mailadresse, der skal modtage notifikationerne

Håndtering af flere bankkonti og fejlede betalinger

Ved oprettelse af betalinger kan en virksomhed have flere bankkonti. Systemet understøtter derfor, at betalinger automatisk opdeles i separate betalingsbatches pr. bankkonto.

Sådan fungerer det

Når du opretter et større betalingsbatch, gennemgår systemet automatisk alle betalinger og grupperer dem efter den bankkonto, de skal betales fra.

Eksempel:

Bankkonto A → Batch 1
Bankkonto B → Batch 2
Bankkonto C → Batch 3

Systemet forsøger derefter at behandle alle underliggende batches.

Håndtering af fejl

Hvis en eller flere betalinger ikke kan behandles, stopper systemet ikke hele betalingskørslen.

I stedet sker følgende:

Gyldige betalinger behandles og sendes videre til Approve.
Fejlede betalinger flyttes til filteret Failed.

Efter behandlingen vises en fejlmeddelelse, der angiver, hvilke betalinger der ikke kunne oprettes, og hvorfor.

Visning af fejlede betalinger

Når betalingskørslen er gennemført, navigeres du automatisk til siden med fejlede betalinger.

Under filteret Failed kan du:

Se alle betalinger, der ikke blev behandlet.
Klikke på Expand ud for den enkelte betaling.
Se den specifikke fejlmeddelelse, som forklarer årsagen til fejlen.

Dette gør det muligt at rette fejlen og forsøge betalingen igen, uden at de øvrige betalinger skal oprettes på ny.

Systemet sikrer, at betalinger på forskellige bankkonti håndteres i separate batches, og at fejl i enkelte betalinger ikke forhindrer de øvrige betalinger i at blive behandlet.

Søgefelt

Systemet inkluderer et søgefelt, hvor du hurtigt kan finde specifikke oplysninger ved at indtaste en af følgende parametre:

Leverandørnavn
Leverandørnummer
Betalingstype
Betalingsreference
Reg.nr.
Kontonummer
Fakturanummer

Søgefeltet indeholder også en "X"-knap, som giver dig mulighed for hurtigt at rydde søgningen og starte forfra.

Filterknapper: Betalinger, Afvist og Fejlet

For at gøre det nemt at navigere mellem forskellige betalingsstatusser tilbyder systemet tre filterknapper:

Betalinger: Viser fakturaer og udgifter, der er klar til oprettelse af betaling.
Afvist: Indeholder betalinger, som er blevet afvist af en eller flere godkendere. Disse returneres til dig for at rette oplysningerne og forsøge igen.
Fejlet: Viser betalinger, der ikke kunne sendes til banken. Typiske årsager til fejlede betalinger inkluderer:
- Ugyldige betalingsoplysninger.
- Tekniske problemer med bankens systemer.
- Manglende tilstrækkelige midler på kontoen.

Ved at udvide en linje i tabellen kan du se årsagen til, at en betaling er afvist eller fejlet.
Når du klikker på en filterknap, aktiveres den og markeres med en baggrundsfarve.

Vælg eller ryd filter

Filtrering af fakturaer kan hjælpe med at organisere og prioritere betalinger. Du kan vælge mellem følgende filtreringsmuligheder baseret på forfaldsdato:

Overskredet forfaldsdato
Forfaldsdato inden for de næste 7 dage
Forfaldsdato inden for de næste 14 dage
Vælg en forfaldsdato periode

For at fjerne det valgte filter skal du klikke på "Ryd filter". Alternativt kan du sortere kolonnerne i tabellen ved at klikke på kolonneoverskrifterne og vælge stigende eller faldende rækkefølge.

Eksport og import af åbne betalinger

Systemet gør det muligt at eksportere åbne betalinger til Excel, så du kan gennemgå, planlægge og justere dine betalinger inden gennemførelse.

Eksport af åbne betalinger

Du kan eksportere alle åbne betalinger til en Excel-fil. Dette giver et overblik over kommende betalinger og gør det muligt at foretage ændringer uden for systemet.

Redigering af betalinger i Excel

I den eksporterede fil kan du:

Filtrere og vælge hvilke betalinger der skal medtages
Justere betalingsdatoer
Ændre betalingsbeløb (kun til et lavere beløb end det oprindelige)
Tilføje eller opdatere beskeder til modtagere

Dette gør det nemmere at planlægge og strukturere dine betalinger effektivt.

Import af betalinger

Når dine ændringer er gennemført, kan filen importeres tilbage i systemet. De opdaterede betalinger vil blive anvendt, og eventuelle restbeløb vil automatisk blive oprettet som nye åbne betalinger, klar til fremtidige betalinger.

Sæt betalingsdato

Du kan tildele den samme betalingsdato til flere betalinger på én gang. Dette er nyttigt, når du opretter en batch, da alle valgte betalinger dermed får samme betalingsdato.

Sådan gør du:

Markér de betalinger, du vil opdatere, i listen.
Klik på Sæt betalingsdato over tabellen.
Vælg den ønskede dato.

Alle markerede betalinger opdateres nu med den valgte betalingsdato, og denne dato følger med, når du opretter batchen.

Tabellens knapper

Nederst i tabellen finder du værktøjer til at navigere og tilpasse visningen:

På venstre side: Navigationsknapper til at bladre frem og tilbage i tabellen.
På højre side: Knapper til at vælge antallet af elementer, der skal vises i tabellen. Den aktuelt valgte visning er markeret med en grøn baggrund.

Dette fleksible design sikrer, at du nemt kan tilpasse visningen og navigere effektivt mellem betalingsoplysninger.

Oversigt over knapper og deres funktioner

Knapperne "Vælg filter" og "Ryd filter"
Bruges til at aktivere eller nulstille filterindstillinger i tabellen, så du hurtigt kan sortere efter relevante kriterier.

Eksportér: Gør det muligt at eksportere betalinger til en Excel-fil til dokumentation og redigering.

Importér: Gør det muligt at importere en Excel-fil med ændringer baseret på tidligere eksporterede betalinger.

Knappen "Udvid"
Anvendes til at åbne og få vist flere detaljer om en specifik faktura eller udgift.

Knappen "Kollapse"
Anvendes til at lukke de udvidede detaljer og vende tilbage til den kompakte visning.

Knappen "Download"
Bruges til at hente en faktura eller kvittering fra systemet til din computer.

Knappen "Rediger"
Bruges til at ændre betalingsoplysninger for en specifik faktura eller udgift.

Knappen "Nulstil betalingsoplysninger"
Denne knap bliver tilgængelig, når der er foretaget ændringer i betalingsoplysninger. Den giver mulighed for at nulstille til de oprindelige oplysninger.

Navigationsknapper til tabellen
Bruges til at navigere frem og tilbage mellem siderne i tabellen.

Knapper til antallet af elementvisning i tabellen
Bruges til at vælge, hvor mange elementer der skal vises i tabellen på én gang. Den aktuelle visning er markeret med en grøn baggrund.

Knappen "Nulstil markeringer"
Bruges til at fjerne alle valgte markeringer i tabellen.

Knappen "Bekræft"
Bruges til at bekræfte handlinger såsom godkendelse af betalinger.

Knappen "Bekræft" med antallet af markeringer vist i en blå cirkel
Viser antallet af markeringer, der er valgt, og bekræfter handlingen for de markerede elementer.

Opret betalinger