Når en betaling eller betalingskonvolut oprettes, bliver den automatisk sendt til godkendelse hos en specifik systembruger. Betalingerne præsenteres enten som en samlet betalingskonvolut eller som en enkeltstående betaling, der omfatter fakturaer og udlæg.

Godkendelsesflowets opsætning

Godkendelsesflowet fastlægges tidligt i processen under bogføringen af fakturaen, før den klargøres til betaling. Typisk er godkendelsen af betalinger konfigureret til specifikke enkeltpersoner, der er har fået uddelt et bankmandat (indstillinger for bankkonto). Disse personer omfatter oftest:

Ledere
Økonomichefer
Managere

For at sikre sikkerheden og effektiviteten i processen er denne fane kun tilgængelig for systembrugere med autorisation til at godkende betalinger.

Søgefeltets funktioner

Søgefeltet giver dig mulighed for hurtigt at finde specifikke betalinger ved at indtaste følgende parametre:

Leverandørnavn
Leverandørnummer
Betalingstype
Betalingsreference
Betalings-ID
Reg.nr.
Kontonummer

Derudover er der en "X"-knap i søgefeltet, som kan bruges til hurtigt at rydde indholdet og starte en ny søgning.

Oversigt over betalingskonvolut og indhold

På siden vises to sammenhængende tabeller:

En liste over betalingskonvolutter
En liste over individuelle betalinger fra den valgte betalingskonvolut

Venstre tabel: Oversigt over betalingskonvolutter

Tabellen til venstre giver et overblik over betalingskonvolutter, der hver især kan indeholde én eller flere betalinger. Følgende informationer vises i tabellen:

Leverandører
Samlet beløb
- Et ⓘ-symbol indikerer, hvis totalbeløbet er estimeret, eksempelvis på grund af forskellige valutaer i betalingskonvolutten.
Antal betalinger
- Bemærk, at én leverandør kan have flere fakturaer eller vedhæftninger i samme betalingskonvolut. Dette kan medføre, at antallet af linjer i betalingsoversigten ikke altid svarer til det faktiske antal betalinger.
Ændringsdato

Denne tabel fungerer som en samlet oversigt, hvor du hurtigt kan danne dig et overblik over, hvilke betalingskonvolutter der er oprettet, og hvad de indeholder.

Bemærk, at fortrolige oplysninger er blevet skjult fra billedet ovenfor

Højre tabel: Individuelle betalinger

Når en specifik betalingskonvolut vælges fra den venstre tabel, vil den højre tabel vise de individuelle betalinger tilknyttet denne konvolut.

Hver betaling tildeles et unikt betalings-ID, der gør det muligt at identificere betalingen efter oprettelsen i "Opret betaling".
Betalingen indeholder komprimerede oplysninger, som kan tilgås ved at klikke på "Udvid"-knappen.

Ved at udvide betalingen får du adgang til:

Yderligere detaljer om betalingen.
Muligheden for at downloade eventuelle vedhæftede filer, så du kan undersøge dem nærmere.

Godkendelse og afvisning af betalinger

En betalingskonvolut kan enten godkendes eller afvises af en medarbejder, der er en del af det definerede godkendelsesflow. Godkenderen har kun mulighed for at tage stilling til hele betalingskonvolutten – individuelle betalinger i konvolutten kan ikke behandles separat.

Afvisning af betalingskonvolutter

Når en godkender vælger at afvise en betalingskonvolut, er det obligatorisk at angive en årsag til afvisningen. Herefter returneres den afviste betalingskonvolut til sektionen Opret betalinger.

Opløsning af betalingskonvolut: Ved afvisning bliver konvolutten opløst, hvilket betyder, at alle betalinger igen vises individuelt som de oprindelige fakturaer eller udgifter.
Afvisningsårsag: Godkenderens årsag til afvisningen knyttes automatisk til hver enkelt betaling i Opret betaling. Dette giver overblik og transparens i forhold til, hvorfor betalingen blev afvist.

Godkendelse af betalingskonvolutter

Når alle involverede godkendere har godkendt en betalingskonvolut, bliver konvolutten flyttet til Betalingsarkiv.

Den arkiverede betalingskonvolut bevarer sin opsætning og struktur, som den havde under processen i Godkend betalinger.
Betalingsarkivet fungerer som et historisk overblik over tidligere godkendte betalingskonvolutter.

Denne proces sikrer, at betalingskonvolutter behandles effektivt og korrekt, og at eventuelle afvigelser dokumenteres med årsag og synlighed for relevante medarbejdere.

Godkendelse af betalinger: én ad gangen eller i bulk

Du kan godkende betalinger enkeltvis eller flere på én gang. Hvilke knapper du bruger, afhænger af, hvordan du vælger dem.

① Godkend én betaling — brug den store tick-knap

Klik på betalingen i listen, så den åbnes til højre.
Gennemgå betalingens detaljer.
Klik på den store grønne tick (✓) øverst til højre for at godkende — eller den røde ✗ for at afvise.

Dette fungerer på samme måde som hidtil.

② Godkend flere betalinger — brug bulk-knapperne

Sæt flueben i checkboksene ud for de betalinger, du vil godkende.
Klik på den grønne tick (✓) eller røde ✗under tabellen for at godkende eller afvise dem alle på én gang.

💡 Bulk-knapperne under tabellen bliver først aktive, når du har sat mindst ét flueben. (Se de fremhævede knapper på skærmbilledet.)

Virker på tværs af dine virksomheder (Consolidated view)

Bulk-godkendelse virker også i Consolidated view — så du kan vælge og godkende betalinger på tværs af alle dine virksomheder på én gang.

Hurtig regel:

Én betaling → den store tick-knap (øverst til højre).
Flere betalinger → bulk-knapperne (under tabellen).

Navigationsknapper og elementvisning

Nederst i tabellen finder du følgende knapper, som gør det muligt at tilpasse og navigere i tabellen efter dine behov:

Navigationsknapper (venstre side): Disse bruges til at bladre frem og tilbage mellem siderne i tabellen, så du nemt kan finde de ønskede poster.
Visningsknapper (højre side): Giver mulighed for at vælge antallet af elementer, der skal vises pr. side i tabellen (f.eks. 10, 25 eller 50). Den aktuelt valgte visning fremhæves med en grøn baggrundsfarve, så det er tydeligt, hvilken indstilling der er aktiv.

Oversigt over knapper

Knappen "Udvid": Bruges til at åbne en mere detaljeret visning af udlæg eller kvitteringer.

Knappen "Download": Giver mulighed for at hente udlæg eller kvitteringer som en fil til lokal opbevaring.

Navigationsknapper til tabellen: Bruges til at navigere mellem siderne i tabellen, hvis der er flere poster end, hvad der vises på én side.

Knapper til antallet af elementvisning i tabellen: Giver mulighed for at vælge, hvor mange elementer der vises pr. side i tabellen (fx 10, 25 eller 50).

Knappen "Godkend": Anvendes til at godkende en betalingskonvolut, hvilket betyder, at udlæg eller kvitteringer inden for konvolutten kan behandles videre i processen.

Knappen "Afvis": Bruges til at afvise en betalingskonvolut, hvis der eksempelvis er fejl eller manglende dokumentation.