Indstillingerne i bankmodulet er specifikt designet til at understøtte og optimere bankfunktionaliteten i dit regnskabssystem. Her kan du tilpasse opsætningen, så den passer til din virksomheds behov, og aktivere de funktioner, der er mest relevante for din bankadministration.

Indstillingerne er opdelt i følgende sektioner:

Generelle indstillinger
Transaktionsopsætning
Transaktionsregler
Dimensionsopsætning

Nu kan alle bruger få adgang til opsætning af transkationsopsætning, transkationsregler og dimensionsopsætning - kræver at man slår indstillinger til under brugeropsætningen.

Generelle indstillinger

Under Generelle indstillinger kan du konfigurere de centrale parametre for bankmodulet. Disse indstillinger definerer, hvordan notifikationer håndteres, hvordan betalinger behandles, og hvordan data fra dit ERP-system anvendes.

Betalingsnotifikationer
Indtast en intern e-mailadresse, der skal modtage notifikationer, når en betalingskuvert fejler eller afvises (f.eks. pga. bankfejl eller behandlingsfejl). Dette sikrer, at du altid informeres om mislykkede betalinger.
Betalingskvitteringer
Angiv en e-mailadresse til modtagelse af kvitteringer for betalinger, hvor advisteksten overstiger 140 tegn.
Hvis en leverandør har en specifik e-mail registreret i ERP-systemet under “Payment Advice via Email”, bruges denne i stedet for standardadressen.
Dobbelt godkendelse
Aktivér denne indstilling, hvis betalinger skal godkendes af to brugere med bankmandater. Dette øger sikkerheden og sikrer korrekt kontrol af store eller følsomme betalinger.
Enable Partial Payments(Delvise betalinger)
Giver brugerne mulighed for manuelt at nedjustere betalingsbeløbet direkte i betalingsoversigten — f.eks. når kun en del af en faktura skal betales.
Enable Cash Discounts(Kontantrabatter)
Aktiverer funktionalitet for kontantrabatter ved betaling og bankafstemning. Rabatregler importeres fra ERP-systemet og anvendes, når tidlig betalingsrabat er tilgængelig.
Prefer Discounted Payments(Foretræk rabatbetalinger)
Når en kontantrabat er tilgængelig, vil systemet automatisk vælge rabatbetalingsdatoen. Dette hjælper med at sikre, at rabatter ikke overses.
Bemærk: Indstillingen giver kun mening, når “Enable cash discounts” er aktiveret.
Validate customer cash discounts
Når denne indstilling er aktiveret, vil systemet kun automatisk bogføre kontantrabatter på kundebetalinger, der modtages inden for rabatfristen (med en tolerance på +3 dage). Betalinger modtaget efter denne periode kvalificerer ikke automatisk til rabatten, hvilket sikrer, at rabatter kun gives, når betalingsbetingelserne reelt er overholdt. Bemærk, at denne indstilling kun er relevant, når "Aktivér kontantrabatter" er aktiveret ovenfor.
Betalingsoplysninger fra leverandør
Bruger faste betalingsoplysninger hentet fra ERP-systemet. Dette sikrer korrekte og konsistente betalingsdata under “Opret betalinger” og forhindrer utilsigtede ændringer.
Testkonto
Aktiverer brugen af en test-bankkonto. Nyttigt til træning, demonstrationer eller test uden at sende reelle betalinger.
Dimensioner
Giver mulighed for at anvende dimensioner på betalinger. Dimensioner kategoriserer transaktioner — f.eks. efter afdeling eller projekt — og understøtter detaljeret rapportering og analyse.
Tillad modregning med kreditnotaer
Tillader, at åbne kreditnotaer fra samme leverandør kan vælges ved samling af betalinger. Kreditnotaens beløb modregnes automatisk i udestående fakturaer, hvilket sikrer korrekt afregning.
Deaktivér sammenlægning af betalinger
Deaktiverer den automatiske sammenlægning af betalinger til den samme leverandør. Som standard samler systemet flere betalinger, når leverandør, dato og valuta er den samme. Ved at aktivere denne indstilling sikres det, at hver betaling behandles individuelt, selv når disse betingelser er opfyldt. Denne indstilling er global for hele 2CA-applikationen, men kan tilsidesættes for hver enkelt leverandør under Købsfakturaer → Leverandøropsætning.
Vis alle åbne dokumenter
Viser og tillader behandling af alle åbne dokumenter i betalingsoversigten — også poster importeret fra ERP-systemet. Dette giver et fuldstændigt overblik over alle udestående leverandørtransaktioner, ikke kun dem oprettet i 2Click Accounting.

Opsætning af betalingsnotifikationer eller betalingskvitteringer:

Klik på Bank i menuen og vælg derefter Indstillinger.
Find feltet Betalingsnotifikationer.
Indtast den ønskede modtagers e-mailadresse.
Klik på Gem for at bekræfte ændringerne.

Aktivering af bank modul funktioner

Klik på Bank i menuen og vælg derefter Indstillinger.
Find de ønskede funktioner.
Aktivér den ønskede funktion ved at vælge Aktiv (indikationen vises med en grøn markering).
Klik på Gem for at gemme indstillingerne.

Bankudligningsindstillinger

Under transaktionsopsætningen kan du definere finanskonti for følgende udligningstyper:

Realiseret gevinst
Realiseret tab
Bankgebyrer
Kontantrabat - Køb
Kontantrabat - Salg

Realiseret gevinst

At definere en G/L-konto for realiseret gevinst er essentielt for at opretholde korrekt regnskab for indtægter fra salg af aktiver eller andre realiserede gevinster. Denne opsætning sikrer præcis opdeling af indtægter, adskiller dem fra andre kilder og forenkler både analyse og rapportering. Derudover gør det revisionsprocessen nemmere, da gevinsterne er klart adskilt i regnskabet.

Realiseret tab

Tilsvarende med realiseret gevinst er det også nødvendigt at definere en G/L-konto for realiseret tab. Dette gør det lettere at identificere, analysere og rapportere tab, og det sikrer nøjagtig og gennemsigtig regnskabsføring.

Bankgebyr

En G/L-konto for bankgebyr oprettes for at registrere omkostninger forbundet med banktransaktioner. Det sikrer, at bankgebyrer bliver korrekt identificeret og bogført, hvilket giver et klart billede af de finansielle omkostninger. Denne opsætning bidrager til at adskille bankgebyrer fra andre udgifter og letter både analyse, rapportering og revision af disse omkostninger.

Kontantrabat - Køb

Denne G/L-konto anvendes, når virksomheden modtager en kontantrabat på en leverandørfaktura.
Rabatbetingelserne defineres i Leverandøropsætning, og når en betaling opfylder disse betingelser, bogfører 2Click Accounting automatisk rabatten på denne konto under udligning.

Dette sikrer, at:

Rabatten registreres korrekt som en reduktion af omkostninger
Den finansielle effekt placeres på den korrekte G/L-konto
Afstemning og afregning over for leverandøren forbliver korrekt og gennemsigtig

Kontantrabat – Salg

Denne G/L-konto anvendes, når virksomheden giver en kontantrabat til en kunde på en salgsfaktura.
Som ved køb defineres rabatbetingelserne i Kundeopsætning, og hvis kundens betaling kvalificerer sig til rabatten, bogfører 2Click Accounting automatisk rabatten på denne konto under udligning.

Dette sikrer, at:

Rabatten registreres korrekt som en reduktion af omsætning
Bogføringen sker på den rigtige G/L-konto
Kundeforhold og afstemning forbliver nøjagtig og overskuelig

Toleranceniveau fx på bogføring (%)

Administratorer har mulighed for at definere toleranceniveauer for valutabogføringer. Ved at angive en procentværdi kan der fastsættes et acceptabelt niveau for afvigelser i transaktioner mellem forskellige valutaer, hvilket giver fleksibilitet og kontrol i bogføringsprocessen. Dette toleranceniveau sikrer, at valutaforskelle holdes inden for accepterede grænser og understøtter korrekt og præcis bogføring. Valutaposteringer, der overskrider det fastsatte toleranceniveau, skal bogføres manuelt.

Sådan opsættes tolerance for posteringer:

Klik på Bank i menuen og vælg derefter Indstillinger.
Find feltet Tolerance niveau fx posteringer.
Indtast et ønsket procenttal for toleranceniveauet.
Klik på Gem.

Aktivering af automatisk bogføring af bankgebyr og valutatab/gevinst:

Under indstillingerne kan du også aktivere funktioner, der automatiserer bogføringen af specifikke transaktioner:

Bogføring af bankgebyrer: Systemet bogfører automatisk bankgebyrer, der er knyttet til transaktionerne.
Bogføring af valutatab eller -gevinst: Systemet bogfører automatisk valutatab eller -gevinst ved indbetalinger og udbetalinger.

Sådan aktiveres automatisk bogføring:

Klik på Bank i menuen og vælg derefter Indstillinger.
Find indstillingerne:
- Bogfør bankgebyrer automatisk
- Bogfør fx tab eller gevinst automatisk
- Auto bogfør fx forskelle på ubalancerede valutaer
Aktiver den ønskede funktion (aktiv = grøn).
Klik på Gem.

Transaktionsregler i 2CA

Transaktionsregler er et nyttigt værktøj, der giver dig mulighed for at konfigurere regler for automatisk håndtering af transaktioner baseret på tekst eller transaktionskoder. Disse regler sikrer, at transaktioner automatisk bliver bogført på den korrekte konto i din virksomhedsbank, hvilket effektiviserer bogføringsprocessen og minimerer risikoen for fejl.

Eksempel på transaktionsregel

Du kan opsætte en transaktionskoderegel, der matcher alle transaktioner med koden "INTR" (rente). Alle transaktioner, der relaterer sig til denne kode, vil automatisk blive bogført til de specificerede debet- og kreditkonti. Dette skaber en strømlinet og fejlfri bogføringsproces, da systemet automatisk håndterer transaktionerne uden manuel indgriben.

Når du klikker på "Transaktionsregler", vil du få en oversigt over de transaktionsregler, der er konfigureret for din virksomhed. Hver regel vil som minimum indeholde enten en debet- eller kreditkonto, som er angivet for korrekt bogføring.

Sådan redigeres en transaktionsregel:

Klik på Rediger knappen til højre for den transaktionsregel, du ønsker at justere.
Foretag de nødvendige ændringer i reglen.
Klik på Gem for at gemme ændringerne.

Sådan tilføjer du en transaktionsregel:

Klik på Bank i menuen og vælg derefter Indstillinger.
Klik på Transaktionsregler.
Klik på knappen Tilføj.
Vælg de relevante værdier i de tilgængelige felter.
Klik på Gem for at bekræfte ændringerne.
Hvis du ønsker at annullere tilføjelsen, kan du klikke på knappen Tilbage.

Sådan opsætter du dimensioner for transaktionsreglerne:

Forudsætning: Du skal have tilføjet en transaktionsregel først.

Klik på Bank i menuen og vælg Indstillinger.
Klik på Transaktionsregler.
Klik på knappen Rediger ved den transaktionsregel, du ønsker at justere.
Klik på knappen Se mere for at få adgang til dimensionopsætningen.
Vælg de ønskede værdier i felterne for dimensioner.
Klik på Luk og derefter Gem for at bekræfte dine ændringer.

Hvis du ønsker at annullere opsætningen af dimensionerne, kan du klikke på knappen Tilbage, før du klikker på Gem.

Oversigt over knapper

Knappen "Rediger": Bruges til at redigere eksisterende data eller opsætning i systemet.

Knappen "Tilbage": Bruges til at forlade den aktuelle skærm og vende tilbage til den forrige visning uden at gemme ændringer.

Knappen "Gem": Bruges til at gemme de foretagne ændringer og bekræfte opsætningen eller dataindgangen.

Knappen "Se mere": Bruges til at få adgang til yderligere detaljer eller funktioner relateret til den aktuelle post.

Knappen "Slet": Bruges til at fjerne eller slette den valgte post eller data.

Knappen (+) "Tilføj": Bruges til at tilføje nye elementer eller poster i systemet.