Siden Godkend fakturaer er designet til de ansvarlige personer, der deltager i godkendelsesflowet. Her kan de godkende eller afvise bogførte købsfakturaer, som er behandlet af virksomhedens brugere. Hvis en faktura bliver afvist, returneres den med en kommentar og flyttes tilbage til sektionen Modtagne fakturaer for yderligere behandling.

Søgefelt

Et brugervenligt søgefelt er tilgængeligt for hurtigt at finde specifikke fakturaer eller oplysninger. Du kan søge ved hjælp af følgende parametre:

Leverandørnavn
Fakturanummer
Dokumentnummer

Søgefeltet inkluderer et lille kryds, som giver dig mulighed for hurtigt at rydde indtastet søgetekst og starte en ny søgning.

Forbedret søgning og filtrering

Den forbedrede søge- og filtreringsfunktion er tilgængelig på tværs af Købsfakturaer-modulet og kan anvendes under Modtagne fakturaer, Godkendelse, Arkiv og Status. Dette gør det muligt for brugerne hurtigt at finde specifikke fakturaer ved at anvende et eller flere filterkriterier.

Følgende filtreringsmuligheder er tilgængelige:

Dokument dato – Filtrér fakturaer efter den dato, der er angivet på selve fakturaen.
Modtaget dato – Filtrér fakturaer efter den dato, de blev modtaget i systemet.
Forfaldsdato – Filtrér fakturaer efter deres betalingsfrist.
Afventer godkendelse af – Filtrér fakturaer baseret på den bruger, der i øjeblikket er tildelt at godkende dem.
Department – Filtrér fakturaer efter den afdeling, de er tilknyttet.
Employee – Filtrér fakturaer efter den medarbejder, der er knyttet til fakturaen.

Derudover er der et fritekst-Søg-felt øverst på siden, hvor brugerne kan søge på tværs af fakturaer ved hjælp af nøgleord såsom leverandørnavn, fakturanummer eller anden relevant information.

Sådan bruges funktionen:

Naviger til den ønskede side: Købsfakturaer → Modtagne fakturaer / Godkendelse / Arkiv / Status.
Indtast et nøgleord i Søg-feltet, eller vælg en eller flere filterværdier fra rullemenuerne.
Klik på Vælg-knappen for at anvende filtrene.
Fakturalisten nedenfor opdateres og viser kun de fakturaer, der matcher de valgte kriterier.

For at rydde filtrene og se den fulde fakturaliste igen, klik på ✕-ikonet i Søg-feltet, eller nulstil filterværdierne.

Sortering af fakturalisten

Ud over filtrering kan fakturalisten sorteres ved at klikke på en af de tre kolonneoverskrifter:

Leverandør – Sortér fakturaer alfabetisk efter leverandørnavn.
Fakturanr. – Sortér fakturaer efter deres fakturanummer.
Modtaget dato – Sortér fakturaer efter den dato, de blev modtaget i systemet.

Hver kolonne kan sorteres i både stigende og faldende rækkefølge. Klik på kolonneoverskriften én gang for at sortere i den ene retning, og klik igen for at vende sorteringsrækkefølgen. En lille pil ved siden af overskriften viser den aktuelle sorteringsretning.

Filtrering af tabel

Tabellen på siden kan filtreres ud fra to forskellige visninger:

Afventer godkendelse:
Viser alle bogførte fakturaer, der afventer din godkendelse, fordi du er en del af det tildelte godkendelsesflow.
Godkendt af dig:
Viser de fakturaer, som du allerede har godkendt.

Når du åbner siden, aktiveres automatisk "Afventer godkendelse"-filtret, hvilket gør det let at fokusere på opgaver, der kræver handling. Det aktive filter markeres med en mørkere baggrund for at indikere, hvilken visning der er valgt.

Godkendelsesflow med flere godkendere

Hvis du indgår i et godkendelsesflow, hvor flere godkendere skal godkende den samme faktura, vil fakturaen, når du har godkendt den, automatisk blive flyttet fra fanen "Afventer godkendelse" til "Godkendt af dig". Når alle godkendere i flowet har givet deres godkendelse, arkiveres fakturaen i "Arkiv". Du kan også se alle fakturaer, der er godkendt af dig, under "Mit arkiv".

På dette tidspunkt vil der blive oprettet en betaling i banken, medmindre betalingstypen under bogføringen er angivet som "Betalt", hvilket indikerer, at fakturaen allerede er afregnet.

Tabeloversigt for Modtagne Fakturaer

I sektionen Godkend fakturaer vises en tabeloversigt over alle fakturaer, der afventer godkendelse. Tabellen præsenterer som standard 20 fakturaer pr. side, men brugerne kan vælge at ændre visningen til 50 fakturaer ad gangen. Navigationsknapper gør det nemt at bladre mellem siderne, mens den nyeste modtagne faktura automatisk placeres øverst for hurtig adgang.

Fakturaer kan vælges direkte ved at klikke på en linje i tabellen. Når en faktura er valgt, bliver linjen fremhævet med en baggrundsfarve for at indikere, at den er aktiv.

Godkend fakturaer i batches

Der findes også en Vælg-knap for hver faktura på listen samt én øverst på listen, som giver mulighed for at vælge alle fakturaer. Dette giver mulighed for at godkende batches, der indeholder flere fakturaer på én gang, for at gøre processen nemmere og hurtigere for godkenderen.

Forskelle mellem "Modtagne fakturaer" og "Godkend fakturaer"

Godkenderne kan nemt afvise eller godkende en faktura ved hjælp af dedikerede knapper. Den generelle struktur på siden er den samme som for Modtagne fakturaer, men der er følgende forskelle:

Knapperne "Rediger" og "OCR" er ikke tilgængelige i sektionen Godkend fakturaer.
Under fakturadetaljerne vises oplysninger om:
- Hvem der har behandlet fakturaen.
- Tidspunktet for behandlingen.
- En liste over andre godkendere, der stadig mangler at godkende fakturaen ud over dig.

Kommentar (Fane)

Kommentarfunktionen giver brugerne mulighed for at tilgå og gennemse den aktivitet, der er knyttet til behandlingen af en faktura. Derudover kan brugerne tilføje kommentarer og vedhæfte dokumenter, hvis det er nødvendigt i forbindelse med bogføringen af fakturaen. Kommentarfeltet viser aktivitet, når en faktura bogføres eller sendes til godkendelse, under afsnit som godkendte fakturaer, fakturaarkiv og fakturastatus.

Brugeren kan også vedhæfte understøttende dokumentfiler i kommentarerne, såsom en tilhørende faktura, betalingsdokument m.m. til yderligere forklaring i kommentarerne.

Sådan tilføjer du en kommentar (og vedhæfte understøttende filer)

Klik på Købsfakturaer og derefter på Godkend fakturaer.
Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
Klik på fanen Kommentar.
Klik på knappen Tilføj (et pop-up vindue vil blive vist).
(Klik den blå "Upload supporting documents"-knappen for å tilføye en fil
Vælg den ønskede dokumentfilen fra dine computer-filer)
Indtast din kommentar og klik på knappen Bekræft.
For at fortryde, klik på Annuller i pop-up-vinduet.

Generel struktur

For en mere detaljeret forståelse af sidens opbygning og funktioner, henvises der til sektionen Modtagne fakturaer.

Godkend bogføring

Når du har gennemgået fakturadetaljerne, regnskabslinjedetaljerne og eventuelle kommentarer, og er klar til at godkende bogføringen, skal du bruge knappen Godkend faktura (grønne) i øverste højre hjørne.

Sådan bogføres en faktura

Klik på Købsfakturaer og derefter på Godkend fakturaer.
Vælg en faktura fra tabellen til venstre (vælg flere ved at klikke på afkrydsningsfeltet for hver ønsket faktura, eller i overskriften for at vælge alle).
Gennemgå fakturadetaljerne, regnskabslinjedetaljerne og eventuelle kommentarer.
Klik på knappen Godkend faktura (Grøn knap).

Afvis bogføring

Når du modtager en bogføring til godkendelse, er det afgørende at gennemgå de nødvendige detaljer grundigt. Hvis der er behov for at afvise en faktura, skal årsagen til afvisningen angives.
For at undgå utilsigtede afvisninger er der implementeret en sikkerhedsforanstaltning, der kræver, at du indtaster en kommentar og bekræfter handlingen. Kommentarer er obligatoriske for enhver afvisning, så årsagen kan dokumenteres og kommunikeres klart til andre relevante parter.

Sådan afviser du en bogført faktura

Klik på Købsfakturaer og derefter på Godkend fakturaer.
Vælg en faktura fra tabellen til venstre (vælg flere ved at klikke på afkrydsningsfeltet for hver ønsket faktura, eller i overskriften for at vælge alle).
Klik på knappen Afvis bogføring.
- Et pop-up-vindue vises.
Indtast en kommentar med årsagen til afvisningen.
Klik på knappen Bekræft for at gennemføre afvisningen.
Hvis du ønsker at fortryde afvisningen, klik på Annuller i pop-up-vinduet.

Med denne proces sikres det, at alle afvisninger bliver tydeligt dokumenteret og kan følges op i henhold til virksomhedens retningslinjer.

Oversigt over knapper

Knappen "Download": Bruges til at downloade fakturaen for yderligere gennemsyn.

Navigationsknapper til tabellen: Anvendes til at navigere mellem sider i tabellen.

Knapper til antallet af elementvisning i tabellen: Muliggør justering af, hvor mange elementer der vises pr. side (f.eks. 20 eller 50).

Knapperne "Bekræft" og "Annuller" i pop-up vinduet: Bruges henholdsvis til at bekræfte eller annullere en handling, f.eks. godkendelse, afvisning eller ændringer.

Knappen "Afvis bogføring": Giver mulighed for at afvise en faktura med en obligatorisk kommentar, hvis godkendelse ikke kan foretages.

Knappen "Godkend bogføring": Anvendes til at godkende bogføringen af en faktura efter grundig gennemgang.