Når en faktura sendes til 2CA, bliver den automatisk behandlet via OCR-teknologi (Optical Character Recognition). OCR-systemet aflæser indholdet af fakturaen og forsøger at identificere de mest relevante værdier til de enkelte felter. Hvis systemet ikke tidligere har modtaget specifikke instruktioner for den pågældende leverandør, vil det vælge de værdier, som vurderes mest passende.

Brug af OCR-template

For at sikre korrekt og konsistent aflæsning ved fremtidige fakturaer fra samme leverandør, anbefales det at anvende OCR-template-funktionen. Her kan man træne systemet til at genkende de korrekte oplysninger – hvilket øger præcisionen markant ved næste indlæsning.

Øverst på siden vises et Template ID, som kan bruges til at identificere, om det er den samme OCR-template, der redigeres som tidligere. Dette gør det nemt at sikre kontinuitet og undgå forveksling mellem forskellige templates.

Systemets genkendelseslogik

Systemet identificerer fakturaer baseret på én eller flere af følgende parametre:

CVR-nummer
IBAN
Kontonummer
Kreditornummer (ved FIK-betalinger)
En kombination af øvrige fakturaspecifikke oplysninger

Da OCR er en lærende teknologi, kan der i nogle tilfælde forekomme mindre afvigelser i indlæsningen – særligt ved nye eller ukendte leverandører.

OCR-templates oprettes automatisk baseret på ovenstående parametre. Så længe mindst én af disse kan identificeres på fakturaen, er der høj sikkerhed for korrekt aflæsning. Hvis ingen genkendelige parametre forekommer, kan systemet have svært ved at matche fakturaen korrekt.

OCR-identifikation og OCR-route

OCR-identifikation

OCR-identifikationen bruges til at hjælpe systemet med at genkende, hvilken leverandør en faktura tilhører.
Hvis en leverandørfaktura ikke indeholder tydelige kendetegn som CVR-nummer eller IBAN, kan du definere en alternativ værdi (f.eks. et kundenummer eller et unikt nøgleord) i OCR-skabelonen.
Dette gør det lettere for systemet at matche fremtidige fakturaer fra samme leverandør korrekt.

OCR-route

OCR-routen bruges til at forbinde OCR-skabelonen med Varebogføringen for leverandøren.
Når en værdi defineres i OCR-skabelonen (f.eks. ved at beskære eller vælge en tekstværdi), kan den matches med en regel i Varebogføring.
Hvis OCR-routen stemmer overens, anvender systemet automatisk den korrekte bogføringsopsætning, når fakturaen behandles.

Kort fortalt:

OCR-identifikation hjælper med at genkende leverandøren.
OCR-route hjælper med at anvende den rigtige bogføringsopsætning.

Sådan træner du OCR-templaten - vælg den rette værdi og tekst

For at sikre korrekt aflæsning af fakturaer fremadrettet, er det vigtigt at træne OCR-templaten præcist. Dette gøres ved at vælge de rette værdier til hvert felt – men også ved at vælge den korrekte tekst (label), som står i forbindelse med værdien.

Vælg den rigtige kombination

Når du skal vælge en værdi – f.eks. et CVR-nummer – kan der være flere lignende muligheder i listen. Eksempel:

12345678 [Org nr.]
DK12345678 [VAT nr.]

I dette tilfælde er det vigtigt at vælge den version, der bedst matcher både den korrekte værdi og label. Her vil DK12345678 [VAT nr.] ofte være det mest præcise valg, da det tydeliggør typen af nummer og er mere entydigt.

Fem muligheder for hvert felt

Når du konfigurerer et felt, har du følgende valgmuligheder:

Standardværdi
Systemets forslag baseret på den højeste sikkerhedsscore.
OCR-værdier
Alle værdier, som OCR har identificeret i dokumentet. Vælg herfra, hvis den ønskede værdi er korrekt aflæst.
Fast værdi
Indtast en specifik værdi, som altid skal bruges – uanset hvilken faktura der indlæses.
Blank værdi
Feltet efterlades tomt og udfyldes ikke.
Beskær værdi
Bruges, hvis OCR ikke har kunnet finde den ønskede værdi. Her kan du manuelt markere og udtrække værdien fra dokumentet.

Anbefalet metode til at vælge værdier

Gennemgå listen med OCR-værdier og vælg den, der passer bedst til feltet – både værdi og label.
Hvis værdien ikke findes, brug "Beskær værdi" og marker et tekstområde på dokumentet, som har en fast placering.

Vær opmærksom: Hvis det markerede område ikke har en ens placering på kommende fakturaer, kan OCR få svært ved at genkende det korrekt næste gang.

Sådan træner du en OCR-template

For at sikre præcis og fremtidssikret aflæsning af fakturaer, kan du træne OCR-systemet til at genkende værdierne korrekt for en specifik leverandør. Følg trinene herunder:

Indsend en faktura
Upload en faktura fra den relevante leverandør. Det er vigtigt, at fakturaen indeholder mindst én af de parametre, som systemet bruger til genkendelse (f.eks. CVR, IBAN, kontonummer m.fl.).
Navigér til modtagne fakturaer
Gå til Købsfakturaer og vælg derefter Modtagne fakturaer.
Åbn OCR-konfiguration
Find den indsendte faktura på listen og klik på OCR (tandhjulsikonet) for at åbne template-konfigurationen.
Udfyld felterne én efter én
- Start øverst i tabellen – typisk med Vendor VAT.
- Klik på "Udvid" for at se tilgængelige værdier.
- Vælg den korrekte værdi eller metode (f.eks. standardværdi, fast værdi, beskær værdi).
Gentag for alle felter
Gennemgå samtlige felter ét ad gangen og vælg den relevante værdi.
Bekræft dine valg
Når alle felter er udfyldt, klik på den grønne "Bekræft"-knap for at gemme templaten.
Kontrollér resultatet
Efter bekræftelse vises værdierne på fakturaens forside. Gennemgå dem for at sikre, at alt er korrekt.

Når templaten er gemt, vil systemet anvende den ved fremtidige fakturaer fra samme leverandør – og dermed sikre en hurtig og præcis indlæsning.