Sektionen Modtagne fakturaer i 2Click Accounting er designet til at håndtere og administrere alle fakturaer, der sendes af leverandører til din OCR-mail. Fakturaerne behandles automatisk ved hjælp af OCR (Optical Character Recognition), som udtrækker og strukturerer relevante fakturadata. Denne proces sikrer nøjagtig registrering og effektiv videre behandling af fakturaerne i systemet.

Forbedret OCR-læsning med AI

OCR læser nu alle ord og værdier på fakturaen og behandler dem ved hjælp af AI-analyse. Det giver en langt mere præcis dataudtrækning og reducerer behovet for manuelle rettelser.

Søgefelt

Et brugervenligt søgefelt er tilgængeligt for hurtigt at finde specifikke fakturaer eller oplysninger. Du kan søge ved hjælp af følgende parametre:

• Leverandørnavn
• Fakturanummer
• Dokumentnummer

Søgefeltet inkluderer et lille kryds, som giver dig mulighed for hurtigt at rydde indtastet søgetekst og starte en ny søgning.

Forbedret søgning og filtrering

Den forbedrede søge- og filtreringsfunktion er tilgængelig på tværs af Købsfakturaer-modulet og kan anvendes under Modtagne fakturaer, Godkendelse, Arkiv og Status. Dette gør det muligt for brugerne hurtigt at finde specifikke fakturaer ved at anvende et eller flere filterkriterier.

Følgende filtreringsmuligheder er tilgængelige:

• Dokument dato – Filtrér fakturaer efter den dato, der er angivet på selve fakturaen.
• Modtaget dato – Filtrér fakturaer efter den dato, de blev modtaget i systemet.
• Forfaldsdato – Filtrér fakturaer efter deres betalingsfrist.
• Afventer godkendelse af – Filtrér fakturaer baseret på den bruger, der i øjeblikket er tildelt at godkende dem.
• Department – Filtrér fakturaer efter den afdeling, de er tilknyttet.
• Employee – Filtrér fakturaer efter den medarbejder, der er knyttet til fakturaen.

Derudover er der et fritekst-Søg-felt øverst på siden, hvor brugerne kan søge på tværs af fakturaer ved hjælp af nøgleord såsom leverandørnavn, fakturanummer eller anden relevant information.

Sådan bruges funktionen:

1. Naviger til den ønskede side: Købsfakturaer → Modtagne fakturaer / Godkendelse / Arkiv / Status.
2. Indtast et nøgleord i Søg-feltet, eller vælg en eller flere filterværdier fra rullemenuerne.
3. Klik på Vælg-knappen for at anvende filtrene.
4. Fakturalisten nedenfor opdateres og viser kun de fakturaer, der matcher de valgte kriterier.

For at rydde filtrene og se den fulde fakturaliste igen, klik på ✕-ikonet i Søg-feltet, eller nulstil filterværdierne.

Sortering af fakturalisten

Ud over filtrering kan fakturalisten sorteres ved at klikke på en af de tre kolonneoverskrifter:

• Leverandør – Sortér fakturaer alfabetisk efter leverandørnavn.
• Fakturanr. – Sortér fakturaer efter deres fakturanummer.
• Modtaget dato – Sortér fakturaer efter den dato, de blev modtaget i systemet.

Hver kolonne kan sorteres i både stigende og faldende rækkefølge. Klik på kolonneoverskriften én gang for at sortere i den ene retning, og klik igen for at vende sorteringsrækkefølgen. En lille pil ved siden af overskriften viser den aktuelle sorteringsretning.

Tabeloversigt for Modtagne Fakturaer

I sektionen for modtagne fakturaer vises en tabeloversigt over alle fakturaer, der er blevet sendt til 2Click Accounting. Tabelvisningen præsenterer som standard 20 fakturaer pr. side. Brugerne kan vælge at ændre visningen til enten 20 eller 50 fakturaer ad gangen og navigere mellem siderne ved hjælp af navigationsknapper. Den nyeste modtagne faktura placeres øverst i tabellen for nem adgang. Du kan også ændre sorteringsparametrene for listen, som du ønsker, under fanen "Visningsindstillinger" i indstillingerne for Købsmodulet. Se mere nederst på denne side.

Fakturaer kan vælges direkte ved at klikke på en linje i tabellen. Når en faktura er valgt, fremhæves linjen med en baggrundsfarve for at indikere, at den er aktiv.

Systemet bruger desuden farvekoder til at give brugeren øjeblikkelig statusinformation:

• Blå angiver, at AI har identificeret en relateret købsordre eller modtagelse og matchet fakturaen i overensstemmelse hermed. Læs mere om købsmatchning HER

• Orange angiver, at fakturaen er blevet afvist. Ved at holde musen over fakturalinjen vises afvisningsmeddelelsen, som giver brugeren information om årsagen til afvisningen. Denne informationen kan man også finde i kommentar fanen.

Sådan sendes en faktura til 2Click Accounting

Når du er oprettet som bruger i 2Click Accounting og har etableret en forbindelse til ERP-systemet, genereres der automatisk en unik e-mailadresse kaldet din OCR-mail. Denne e-mailadresse vises nederst i navigationsmenuen.

Del denne e-mailadresse med dine leverandører, så de kan sende fakturaer direkte til dig. De modtagne fakturaer behandles automatisk gennem en OCR-proces, der udtrækker og strukturerer fakturadata til korrekt bogføring i 2Click Accounting. 

Bemærk: Der kan forekomme afvigelser i den automatiske udtrækning af fakturadata. Derfor har du mulighed for at justere OCR-indstillingerne manuelt for at sikre, at dataene udtrækkes korrekt og placeres i de respektive felter. Denne funktionalitet er tilgængelig via "Tandhjul"-knappen.

Bemærk, at ovenstående faktura er fiktiv, og er lavet kun for dokumentationsformål

Generel struktur

I sektionen for købsfakturaer er layoutet opdelt for at give et klart og struktureret overblik over alle indkomne fakturaer og deres tilhørende oplysninger:

• Venstre side:
  Her præsenteres en tabeloversigt, der inkluderer alle fakturaer. Tabellen indeholder nøgleoplysninger som leverandørens navn, fakturanummer og modtagelsesdato.

• Højre side:
  Når en faktura vælges i tabellen, vises dens detaljer i højre side:

  • Fakturadetaljer: Viser specifik information om fakturaen, såsom leverandør og fakturabeløb.
    • Hvis fanen fakturadetaljer er valgt, så vises følgende tre sektioner: 
      • Fakturadetaljer: Viser specifik information om fakturaen, såsom leverandør og fakturabeløb.
      • Regnskabsoplysninger: Indeholder oplysninger relateret til bogføring, herunder konti og dimensioner.
      • Betalingsoplysninger: Viser betalingsspecifikke data, såsom forfaldsdato og betalingsstatus.
  • Regnskabslinjedetaljer: Viser specifik information om fakturalinjerne.
    • Regnskabsoplysninger for hver enkelt linje: Indeholder oplysninger relateret til bogføring, herunder konti og dimensioner.

Bemærk, at ovenstående faktura er fiktiv, og er lavet kun for dokumentationsformål

Fakturavisning nederst på siden

I bunden af siden, under de tre tabeller for fakturadetaljer, regnskabsoplysninger og betalingsoplysninger, finder du fakturavisningen. Denne visning præsenterer den valgte faktura i PDF-format for at give et visuelt overblik over det originale dokument.

Over fakturavisningen er der tilgængelige navigationsknapper, som tilbyder følgende funktioner:

• Navigationsknapper: Disse knapper gør det muligt at skifte frem og tilbage mellem siderne, hvis fakturaen består af flere sider.
• Download: Denne funktion giver dig mulighed for at downloade fakturaen direkte til din enhed, hvad enten det er en computer, tablet eller smartphone.

Fakturadetaljer (Fane)

Fakturadetaljerne giver et overblik over de centrale oplysninger på header-niveau, der er knyttet til den valgte faktura. Disse omfatter leverandørinformation, bogføringsinstruktioner, godkendelsesflow, forfaldsdato og betalingsoplysninger. Parametrene i fakturadetaljerne kan variere, afhængigt af de konfigurationer, som administratoren har fastsat for købsfakturaer.

For at sikre en klar og overskuelig præsentation er fakturadetaljerne opdelt i tre primære sektioner:

• Fakturadetaljer
  Denne sektion indeholder grundlæggende oplysninger om fakturaen, herunder:

  • Flyt fakturaer mellem dine virksomheder
    • Hvis din bruger har adgang til flere virksomhedsenheder, kan du bruge feltet Virksomhed til at flytte fakturaen til en anden enhed. Vælg blot den ønskede virksomhed, og fakturaen overføres derefter dertil, hvor den viderebehandles.
  • Fakturabeløb
  • Leverandøroplysninger
  • Fakturanummer
  • Fakturadato

• Regnskabsoplysninger
  I denne sektion findes detaljer relateret til bogføringsprocessen, som kan omfatte:

  • Godkendelsesflow og tilhørende trin
  • Bogføringsopsætning og anvendte G/L-konti
  • Dimensioner (hvis aktiveret i systemet)

• Betalingsoplysninger
  Her præsenteres betalingsspecifikke data, såsom:

  • Forfaldsdato for betalingen
  • Betalingstype og betalingsoplysninger

Denne organisering sikrer en effektiv og brugervenlig navigation mellem forskellige aspekter af en købsfaktura, samtidig med at den understøtter korrekt bogføring og betalingshåndtering.

Navigationsknapper til tabeloversigt

For nem navigation i tabeloversigten med modtagne fakturaer er der også navigationsknapper, der giver brugeren mulighed for:

• At skifte mellem forskellige sider af tabellen.
• At vælge visning af et specifikt antal fakturaer pr. side (for eksempel 20 eller 50 fakturaer).

Redigering af fakturadetaljer

Fakturaoplysninger kan redigeres for at sikre korrekt registrering og behandling. Dette gøres via knappen Rediger, som giver adgang til at justere værdier i de tre tilknyttede tabeller: Fakturadetaljer, Regnskabsoplysninger og Betalingsoplysninger.

Redigeringsfunktionens rammer
Når du aktiverer redigeringsfunktionen, vil du kun kunne justere de felter, der er gjort tilgængelige for ændring. Eventuelle justeringer skal enten gemmes eller fortrydes, før du kan navigere videre.

Tilgængelige feltkategorier under redigering

• Nummerværdier: F.eks. fakturanummer, ordrenummer, bankregistreringsnummer, bankkontonummer.
• Tekstfelter: F.eks. FIK, IBAN, SWIFT.
• Datoer: F.eks. dokumentdato, forfaldsdato.
• Valglister: F.eks. leverandørnummer, godkendelsesflow, kontonumre, bogføringsopsætninger.
• Beløb: F.eks. momsbeløb, nettobeløb.

 Sådan rediger du fakturadetaljerne

• Klik på Købsfakturaer i navigationsmenuen, og vælg derefter Modtagne fakturaer.

• Vælg den ønskede faktura fra tabeloversigten til venstre.
• Klik på fanen Fakturadetaljer (hvis du ikke allerede er der).
• Klik på knappen Rediger for at aktivere redigeringsfunktionen.
• Foretag de nødvendige ændringer i de tilgængelige felter.
• Klik på knappen Gem for at gemme ændringerne.

Hvis du ønsker at annullere dine ændringer, før de gemmes, kan du klikke på knappen Nulstilling af ændringer, som gendanner felterne til deres oprindelige værdier.

Regnskabslinjedetaljer (Fane)

Regnskabslinjedetaljer vises forskelligt afhængigt af de aktiverede eller deaktiverede indstillinger i systemet. I indstillingssektionen kan du finde yderligere information om, hvordan brugergrænsefladen justeres baseret på disse indstillinger. Nedenfor gennemgås, hvordan regnskabslinjedetaljerne præsenteres og fungerer, når alle indstillinger er deaktiverede.

Overskrift for regnskabslinjedetaljer

I fanen Regnskabslinjedetaljer kan du se det samlede antal linjer, der er knyttet til en specifik faktura. Hvis der opstår en uoverensstemmelse mellem fakturasummen og det resterende beløb, vil overskriften blive markeret med en rød farve som visuel indikation.

Struktur og funktionalitet af regnskabslinjedetaljer

Regnskabslinjedetaljerne er præsenteret på en måde, der gør det nemt at identificere den relevante kontotype og specifikke konto, hvor hver fakturalinje skal bogføres. Derudover vises den tilknyttede bogførings- og momsbogføringsopsætning klart for hver linje.

• Oprindelse af informationer: Disse oplysninger overføres som standard fra fakturadetaljerne (header-niveau).
• Redigering: Brugere kan tilpasse finanskontoen samt bogførings- og momsbogføringsopsætningen i regnskabslinjedetaljerne.
  • Ændringer foretaget på linje-niveau vil automatisk blive opdateret i fakturadetaljerne.
  • Bemærk dog, at ændringer på flere linjer i regnskabslinjedetaljerne ikke vil påvirke de tilsvarende felter i fakturadetaljerne (header-niveau).

Bemærk, at ovenstående faktura er fiktiv, og er lavet kun for dokumentationsformål

Slet en regnskabslinje

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på fanen Regnskabslinjedetaljer.
4. Klik på knappen Slet.
5. Når pop-up-vinduet vises, klik på Bekræft.

For at fortryde, klik på Annuller i pop-up-vinduet.

Rediger regnskabslinje

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på fanen Regnskabslinjedetaljer.
4. Klik på knappen Rediger.
5. Rediger de ønskede felter.
6. Klik på knappen Gem.

For at fortryde, klik på Annuller i pop-up-vinduet.

Tilføj regnskabslinje

Bemærk: Du kan ikke tilføje en ny regnskabslinje, mens du er i redigeringstilstand. Sørg for at gemme eller fortryde dine nuværende ændringer først.

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på fanen Regnskabslinjedetaljer.
4. Klik på knappen Tilføj.
5. Indtast værdier i felterne.
6. Klik på knappen Gem.

For at fortryde, klik på knappen Annuller.

Kommentar (Fane) 

Kommentarfunktionen giver brugerne mulighed for at tilgå og gennemgå den aktivitet, der er forbundet med behandling af en faktura. Derudover kan brugerne tilføje kommentarer, hvis det er nødvendigt i forbindelse med bogføringen af fakturaen.

Kommentarfeltet vil under sektioner som godkendte fakturaer, fakturaarkiv og fakturastatus vise aktivitet, når en faktura bogføres eller sendes til godkendelse.

Sådan tilføjer du en kommentar

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på fanen Kommentar.
4. Klik på knappen Tilføj (et pop-up vindue vil blive vist).
5. Indtast din kommentar og klik på knappen Bekræft.
6. For at fortryde, klik på Annuller i pop-up-vinduet.

Bogføringsknap

Når du har gennemgået både fakturadetaljerne og regnskabslinjedetaljerne, og eventuelt tilføjet en kommentar, og er klar til at bogføre den valgte faktura, skal du anvende den grønne Bogfør-knap. Hvis der mangler nødvendige oplysninger, eller hvis bogføringen af en eller anden grund mislykkes, vil du modtage en meddelelse, der præciserer årsagen til problemet.

Minimumskrav for udfyldte felter ved bogføring af en faktura:

• Beløb uden difference
• Valutakode
• Leverandørnummer
• Landekode
• Leverandørnavn
• Godkendelsesflow (kræver opsætning)
• Konto
• Kreditorbogføringsopsætning
• Forfaldsdato
• Betalingstype og de tilknyttede felter

Sådan bogføres en faktura:

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på knappen OCR (Tandhjul).
4. Vælg eller udklip de korrekte værdier fra fakturaen og indtast dem i felterne.
5. Klik på knappen Bekræft.
6. Klik på knappen Rediger og udfyld minimumskravene.
7. Gå til Regnskabslinjerne og verificer, at de er korrekt udfyldt.
8. Klik på knappen (grønne store knap) Indsend.

Slet faktura (Rød knap)

Hvis du ønsker at fjerne en faktura fra 2Click Accounting, kan du gøre dette ved at klikke på den røde X-knap ved siden af fakturaen. Det kan være nødvendigt at slette en faktura, hvis den er blevet indsendt fejlagtigt, er en duplikat, eller ikke længere er relevant for virksomhedens regnskab, f.eks. hvis en ordre er blevet annulleret.

Når en bruger i virksomheden sletter en faktura, er der implementeret en sikkerhedsforanstaltning, der kræver, at brugeren angiver en kommentar og bekræfter sletningen, før handlingen gennemføres.

Bemærk: Når en faktura er slettet, så bliver den stadigvæk arkiveret i Arkiv. Derfor er det muligt for leverandøren at sende fakturaen til din OCR-mail igen eller du selv genskaber den ved at sende den igen.

Sådan sletter du en faktura:

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg en faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på knappen X (Slet)
4. Indtast en kommentar og klik på Bekræft.

For at fortryde, klik på Annuller.

OCR (Tandhjul knap)

OCR, en forkortelse for Optical Character Recognition, repræsenterer en avanceret teknologi, der gør det muligt at transformere forskellige former for dokumenter, billeder eller trykte tekster til maskinlæselig tekst. Vores specialiserede OCR-software er dedikeret til at scanne fakturaer og identificere tegnene i teksten, hvilket muliggør elektronisk lagring og redigering.

Når en faktura indsendes til 2CA, så vil OCR gå igennem denne faktura og udtrække de data som skal placeres i deres respektive felter. Fx så bliver momsbeløbet taget fra fakturaren og placeret i feltet som hedder momsbeløb.

Værdien af OCR er ikke korrekt - hvad gør jeg?

Din opgave er at assistere OCR-systemet i at vælge de korrekte værdier fra fakturaen, hvilket samtidig hjælper med at træne OCR til at genkende og behandle den specifikke faktura korrekt i fremtiden.
Når du klikker på et af felterne, der indeholder en standard OCR-værdi, betyder det, at OCR har udtrukket den første værdi, som det forventer at være korrekt. Du har mulighed for at vælge den korrekte værdi ved at bruge udvid knappen, som kan gøres på to måder:

1. Kortlægning: Kortlægning viser en liste over kvalificerede værdier, som OCR har udtrukket fra fakturaen. Det anbefales at vælge den ønskede værdi direkte fra denne liste. Hvis den korrekte værdi ikke findes i listen, skal du anvende Beskæring.

   • Ingen værdi: Denne værdi anvendes kun, hvis du ikke ønsker at tilknytte en værdi til feltet.

2. Beskæring: Brug beskæring til at udtrække både lederteksten og den tilhørende værdi, som er forbundet til lederteksten. Det er vigtigt, at både lederteksten og den tilhørende værdi beskæres korrekt fra fakturaen.

Kortlægning - sådan vælger korrekte værdier fra OCR:

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg den ønskede faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på OCR-knappen (tandhjulsikon).
4. Tjek, om værdien i feltet er korrekt.
5. Klik på Udvid-knappen for at se udklipningen på fakturaen.
6. Klik på listen af værdier og vælg den korrekte værdi.
7. Klik på Bekræft i boksen.
8. Klik på Bekræft OCR-indlæsning for at afslutte.

Advarsel: Brug kun beskæringsfunktionen, hvis værdien ikke findes i kortlægning.

Beskæring - sådan beskærer du værdier fra faktura:

1. Klik på Købsfakturaer og derefter på Modtagne fakturaer.
2. Vælg den ønskede faktura fra tabellen til venstre.
3. Klik på OCR (Tandhjul).
4. Find det relevante felt og klik på Udvid-knappen.
5. Gå til Beskæring-fanen.
6. Klik på Rediger-knappen ved siden af Ledertekst.
7. Vælg den korrekte ledertekst fra fakturaen.
8. Klik på Rediger-knappen ved siden af Værdi.
9. Vælg den korrekte værdi fra fakturaen.
10. Klik på Bekræft for at bekræfte valget.
11. Gentag ovenstående trin, hvis der er flere værdier, der skal rettes.
12. Klik på Bekræft OCR-indlæsning for at afslutte.

Bemærk, at ovenstående faktura er fiktiv, og er lavet kun for dokumentationsformål.

Kommentar 

Kommentarfunktionen giver brugerne mulighed for at se og gennemgå aktiviteter, der er foretaget i forbindelse med behandlingen af fakturaen. Derudover kan brugerne tilføje egne kommentarer, når det er relevant eller nødvendigt i forbindelse med bogføringen.

Du kan nu også vedhæfte supplerende dokumenter direkte til en kommentar, f.eks. korrespondance med leverandøren, leveringsbekræftelser eller dokumentation, der forklarer en afvigelse. Dette styrker gennemsigtigheden, gør revisionen lettere og sikrer, at al relevant information er samlet ét sted sammen med fakturaen. Bemærk, at det kun er muligt at vedhæfte et dokument per kommentar. 

Oversigt over knapper

Download-knap: Bruges til at downloade fakturaen.

Udvid-knap: Vist for at se flere detaljer om fakturaen.

Rediger-knap: Anvendes til at ændre fakturaoplysninger eller regnskabslinjedetaljer.

Gem-knap: Gemmer de foretagne ændringer.

Bekræft-knap: Bekræfter de ændringer, der er lavet.

Nulstil-knap: Nulstiller fakturaoplysninger eller regnskabslinjedetaljer (kun synlig i redigeringsstilstand). Denne knap kan også være en Tilbage-knap i nogle tilfælde. 

Navigationsknapper til tabellen: Bruges til at navigere i tabellen.

Knapper til valg af antallet af elementer i tabellen: Justerer, hvor mange elementer der vises pr. side i tabellen.

Tandhjul-knap: Åbner indstillingerne for yderligere tilpasning.

Tilføj-knap: Bruges under regnskabslinjedetaljerne til at tilføje en manuel regnskabslinje.

Slet-knap: Anvendes til at slette en faktura.

Bogfør-knap: Anvendes til at bogføre en faktura.

Oversigt over knapper (OCR)

Udvid-knap: Bruges til at vise flere detaljer.

Redigerknap (udklipningsværktøj): Anvendes til at ændre fakturaoplysninger eller regnskabslinjedetaljer.

Nulstilling af valgte værdier (i boksen): Nulstiller de valgte værdier til standardindstillinger.

Bekræft ændring: Bekræfter de ændringer, der er foretaget.

Navigationsknapper til fakturasider: Bruges til at navigere mellem siderne, hvis fakturaen består af flere sider

 Tilbageknap (til forrige side): Navigerer tilbage til den forrige side.

 Bekræft OCR-indlæsning: Bekræfter indlæsningen af OCR-data.