Siden Godkendelsesopsætning giver dig mulighed for at definere, hvordan fakturaer automatisk sendes til specifikke godkendelsesflows baseret på en kombination af parametre.

Funktionen understøtter både:

Standard godkendelse inden for samme virksomhed
Godkendelse på tværs af virksomheder (cross-company)
- Multi-company godkendelse skal være slået til i Indstillinger for Købsfakturaer for at det skal fungere rigtigt.

Dette gør det muligt at centralisere, fordele eller fuldt automatisere godkendelsesprocesser på tværs af organisationen.

Hvad gør godkendelsesopsætningen?

Godkendelsesopsætningen bestemmer, hvilket godkendelsesflow en faktura sendes til, baseret på definerede regler.

Hver regel fungerer som et filter. Når en faktura modtages, gennemgår systemet alle regler og vurderer, om fakturaen matcher de angivne kriterier:

Hvis en regel matcher → fakturaen sendes automatisk til det angivne godkendelsesflow
Hvis ingen regler matcher → fakturaen følger virksomhedens standard godkendelsesproces

Dette sikrer, at fakturaer altid behandles af de rette godkendere baseret på relevante kriterier.

Standard vs. godkendelse på tværs af virksomheder

Feltet Virksomhed (Tenant company) afgør, hvordan reglen anvendes:

Samme virksomhed som den aktuelle
→ Fakturaen sendes til et godkendelsesflow inden for samme virksomhed
En anden virksomhed end den aktuelle
→ Fakturaen sendes til et godkendelsesflow i en anden virksomhed (cross-company)

Dette giver mulighed for enten at holde godkendelser lokalt eller samle dem centralt, f.eks. i en fælles økonomifunktion.

Hvordan anvendes reglerne?

For at en regel udløses:

Alle definerede kriterier skal matche fakturaen
Dette gælder både G/L-konti og eventuelle ERP-dimensioner
Hvis blot ét kriterie ikke matcher, ignoreres reglen

Når en regel matcher:

Fakturaen sendes automatisk til det valgte godkendelsesflow
De tilknyttede brugere bliver ansvarlige for godkendelsen

Forklaring af felter

Godkendelsesopsætningen består af både standardfelter i 2CA og ERP-dimensioner.

Standardfelter i 2CA

G/L konto fra / til
Angiver det finansielle område, reglen gælder for:
- Kun “fra” udfyldt → gælder for én konto
- Både “fra” og “til” udfyldt → gælder for et interval af konti
- Dette gør det muligt at målrette regler mod bestemte omkostningstyper eller kontointervaller.
Virksomhed (Tenant company)
Angiver, hvor fakturaen skal behandles:
- Samme virksomhed → intern godkendelse
- Anden virksomhed → godkendelse på tværs
Godkendelsesflow
Definerer, hvilket godkendelsesflow fakturaen sendes til, herunder hvilke brugere der skal godkende den.

ERP-dimensioner

Følgende felter hentes fra ERP-systemet og bruges til at specificere regler yderligere:

Afdeling (Department) – omkostningssted eller organisatorisk enhed
Medarbejder (Employee) – specifik person tilknyttet fakturaen
Sagsnr. (Job number) – projekt eller sag
Projektleder (Project manager) – ansvarlig for projektet
Øvrige dimensioner afhængigt af ERP-opsætning

Hvis disse felter anvendes i en regel, skal de matche præcist med fakturaens data.

Import og eksport

Godkendelsesregler kan:

Eksporteres til dokumentation eller genbrug
Importeres for hurtigt at opsætte regler på tværs af virksomheder

Dette gøres via knapperne i øverste højre hjørne.

Praktisk anvendelse

Godkendelsesopsætning anvendes typisk til at:

Rute fakturaer baseret på G/L-konti
Styre godkendelser baseret på afdeling eller projekt
Centralisere godkendelser i én virksomhed
Sikre at fakturaer altid sendes til de rette godkendere

Adgangskrav

Fanen Godkendelsesopsætning er kun synlig for brugere, der har fået adgang via Navigation i Brugeropsætning.

Opsummering

Godkendelsesopsætning gør det muligt at:

Automatisere routing af fakturaer til korrekte godkendelsesflows
Kombinere finansielle kriterier og ERP-dimensioner
Understøtte både interne og tværgående godkendelsesprocesser

Dette sikrer en effektiv, ensartet og kontrolleret godkendelsesproces på tværs af hele organisationen.